Обязанности кадровика: должностная инструкция инспектора отдела кадров

Образец должностной инструкции кадровика: инспектора отдела кадров

Написание служебного руководства предполагает знание управляющим предприятия основ этой процедуры. К тому же человек, который отвечает за формирование подобной инструкции, разбирается в деталях и нюансах рассматриваемой профессии. Поговорим о разработке должностных правил для специалистов отдела кадров и узнаем о порядке подготовки такого документа.

• Сведения о специальности
• Детали создания документа
• Основные тезисы руководства
• Раздел о функционале и прямых обязательствах сотрудника
• Действующие полномочия и компетенция инспектора-кадровика
• Определение уровня ответственности
• Дополнения и уточнения

Сведения о специальности

Сегодня на рынке труда представлено множество профессий, с которыми мы сталкиваемся в повседневной жизни. Среди них отдельное место занимает вакансия «кадровый работник».

Многие слышали о ней, но не до конца понимают, чем же занимается этот человек и что на самом деле входит в его обязанности. Половина населения думает: работник отдела кадров занимается приемом людей на работу.

Другие уверены, что его стихия – это делопроизводство предприятия, а некоторые и вовсе убеждены – кроме организации кадровых мероприятий такой сотрудник больше ничего не умеет.

Профессия кадрового работника предполагает широкий спектр функций и полномочий сотрудника

В современной жизни должностные обязанности кадровика выглядят несколько иначе, и мы постараемся донести особенности работы такой штатной единицы до читателей сайта. Кроме того, приведем порядок формирования служебного руководства этой должности и предложим к рассмотрению готовый пример типовой инструкции. Скачать нужный файл вы сможете на нашем сайте, пройдя по этой ссылке.

Детали создания документа

Приступая к разработке правил поведения на рабочем месте, управляющий организации придерживается порядка написания подобных бумаг, закрепленного в государственных нормативных базах.

Здесь указывают название предприятия, должность, инициалы руководителя фирмы и наименование инструкции.

Кроме того, в документе обязателен тезис «утверждаю», который заверяет своей подписью первое лицо компании.

Написание должностной инструкции строго регламентировано нормативными документами государства

Затем работодатель размещает непосредственно правила, расположенные в четко установленном порядке. Первый раздел содержит общее описание должности и основные требования к инспектору-кадровику. Тут директор прописывает желаемый уровень образования, стажа работника и указывает порядок замещения такого человека на случай отсутствия (отпуск, болезнь, отгул).

Следующий пункт описывает функционал сотрудника и его прямые обязанности. Этот раздел формируют в виде нумерованного списка. Перечень создают, начиная с наиболее значимых функций, постепенно переходя к остальным служебным обязанностям.

По той же схеме пишут разделы о компетенции работника и степени его ответственности.

Здесь директор отмечает границы полномочий этой штатной единицы и предупреждает о возможных санкциях при нарушениях подписанной бумаги (внутренних правил, законов).

Иногда руководство содержит дополнительные пункты, которые уточняют служебное положение соискателя на эту вакансию и некоторые иные нюансы работы.

Инструкцию заверяет руководитель предприятия и специалист юридического отдела компании.

Документ набирает правовые полномочия после ознакомления с ним кандидата на должность кадровика и подписание бумаги этим работником. Рассмотрим подробное формирование каждого раздела.

Основные тезисы руководства

Штатный кадровый исполнитель – это подчиненное лицо, выполняющее распоряжения своего непосредственного начальства. Зачисление в штат на подобную вакантную должность и увольнение сотрудника происходит исключительно по распоряжению генерального руководителя. Такая вакансия предполагает наличие у кандидата определенных полномочий.

Однако здесь существуют и особые требования к такому сотруднику. Претендент на место инспектора кадрового отдела обязательно предъявляет документы о рабочем стаже в подобной отрасли. Кроме того, этому работнику желательно показать бумагу об окончании ВУЗа по специальности трудоустройства.

Инспектор ОК обладает следующими умениями и отвечает таким критериям:

Инспектор отдела кадров работает с личными делами персонала и ведет текущую отчетность, связанную с кадровыми ротациями

• свободно разбираться во внутренней документации организации (указы, распоряжения, правила распорядка);
• уметь подготавливать бумаги о начислении пенсионного обеспечения, вести книги о трудоустройстве и личные дела штатного персонала организации;
• безошибочно применять нормативы трудового законодательства и уметь составлять необходимую кадровую отчетность, касающуюся пенсионных выплат, льготных начислений и компенсаций разного характера.

Такой человек располагает прямыми сведениями о структурном устройстве предприятия, знает наименования установленных на предприятии должностей. Малые организации дополнительно возлагают на плечи кадрового работника обязанности по ведению архива предприятия и некоторую банковскую отчетность.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

В штате организации, где числится более тридцати пяти наемных рабочих, без кадрового инспектора не обойтись. При вероятном отсутствии отсутствием такого сотрудника по уважительным причинам на эту вакансию назначают временно замещающего работника, о чем свидетельствует указание организации, подписанное первым лицом предприятия.

Должностные обязанности инспектора отдела кадров велики, и поэтому при выполнении служебных функций такой человек опирается и ссылается на некоторые документы. Эти бумаги перечисляют в таком порядке: действующие государственные законы, Устав организации, подписанное должностное руководство, изданные указания и внутренние положения руководства организации.

Раздел о функционале и прямых обязательствах сотрудника

Основные должностные обязанности инспектора по кадрам прописаны в специальном документе – ведь когда сотрудника принимают на работу, он подписывает трудовой контракт.

В нем подробно изложены права и обязанности соискателя на такую вакансию, поэтому в будущем кадровик всегда может на него ссылаться при разрешении конфликтных ситуаций на рабочем месте.

Однако служебная инструкция описывает эти положения полнее и является основной бумагой при урегулировании подобных споров. Суть работы кадровика и его служебные обязанности, прописанные в типовом варианте руководства, состоят в следующем:

Кадровик отвечает за организацию кадровой политики предприятия в целом

• отвечать за организацию кадровой политики на определенном участке и на всем предприятии в целом;
• досконально знать должности сотрудников и штатную структуру компании в целом;
• иметь опыт в оформлении нужной документации: заполнять трудовые книжки работников, вести табеля и личные дела сотрудников, разбираться в составлении бланков строгой отчетности;
• знать порядок сдачи документов в архив и необходимые сроки их утилизации;
• соблюдать неразглашение конфиденциальных данных персонала;
• проводить необходимые мероприятия по оптимизации рабочего штата организации.

Кадровый работник имеет доступ ко многим бумагам фирмы и при необходимости потребует пакет документации смежного дочернего филиала или подразделения.

Представленный образец должностной инструкции кадровика (инспектора отдела кадров) вмещает в себя множество перечисленных функций, которые необходимо строго выполнять. Поэтому на подобную должность берут только дисциплинированных людей.

При таких широких полномочиях на плечи этого сотрудника ложится и большая ответственность. При нарушении установленных норм и правил ему грозит наказание, установленное действующими законами РФ.

Действующие полномочия и компетенция инспектора-кадровика

Любой сотрудник помимо своих прямых обязанностей имеет и некоторые права, на которые он рассчитывает во время выполнения служебных функций. Кадровый работник тому не исключение. Инспектор кадрового подразделения вправе претендовать на следующий перечень полномочий:

Инспектор отдела кадров вправе уведомлять руководство об оптмизации рабочего процесса и вносить соответствующие предложения

• интересоваться любыми идеями и целями указаний совета директоров, которые касаются выполнения служебных функций;
• запрашивать доступ к любым документам предприятия для полноценной работы;
• выносить на обсуждение руководителя идеи и рекомендации по усовершенствованию деятельности подконтрольного участка;
• уведомлять правление о необходимости улучшения материально-технического обеспечения для исполнения своих трудовых обязанностей.

В некоторых ситуациях работодатель наделяет этого сотрудника расширенным списком полномочий. Такие моменты зависят от специфики и размера организации. В повседневной жизни профессия кадрового работника заслуживает большого уважения, и люди, работающие на таких должностях, очень ценятся и всегда востребованы на рынке труда.

Определение уровня ответственности

Поскольку человек, занятый на подобной должности отвечает за огромный и важный участок работы, директор организации обязательно учитывает этот факт при создании служебного руководства.

Ведь ошибка такого работника либо пренебрежение своими обязанностями приводит к колоссальным убыткам для предприятия. Обычно степень ответственности сотрудника регулируют принятые законы.

В частности, наказание за промахи в работе описаны в отдельных статьях ТК.

https://www.youtube.com/watch?v=jsqrJtujoik

За серьезные нарушения трудового распорядка и внутренних правил сотруднику грозит увольнение

Махинации и злоупотребление служебным положением влекут ответственность иного рода. Здесь в силу вступают положения гражданского, уголовного либо административного законодательства РФ. Вероятное причинение ущерба организации компенсируется согласно сборнику законов о труде.

В качестве санкций работодатель вправе применить выговоры, материальные взыскания разного характера и увольнение. В этом разделе директор волен детально описать вероятные нарушения и меры взысканий с работника.

Однако большинством предприятий принято ограничиться краткой характеристикой ответственности кадровика, ссылаясь на государственные законы.

Дополнения и уточнения

Этот необязательный пункт инструкции включает описание должностного взаимодействия инспектора-кадровика на предприятии. Обычно такой раздел становится дополнением индивидуального руководства, который разработан специально под конкретного человека. Хотя специалисты уверены, что подобное уточнение способствует детализации задач и уровня компетенции сотрудника.

Описание степени взаимодействия кадровика с другим персоналом организации упрощает задачу сотрудника и увеличивает эффективность его работы

Среди вероятных дополнений перечисляют и краткое описание общих условий: графика сотрудника, возможность получения льгот, размер оклада и оговаривают возможность сверхурочной работы. Подобные нюансы подкрепляют отдельными приказами и распоряжениями, которые прилагают к основному документу.

Приведенный образец написания служебного руководства для инспектора кадрового отдела не является эталонным. Мы привели лишь общие сведения, которые работодатель указывает при создании этого документа. В зависимости от специфики и нужд предприятия руководитель корректирует подобную инструкцию, расширяя обязанности или полномочия сотрудника.

Профессия кадрового работника предполагает широкий спектр функций и полномочий сотрудника

Написание должностной инструкции строго регламентировано нормативными документами государства

Инспектор отдела кадров работает с личными делами персонала и ведет текущую отчетность, связанную с кадровыми ротациями

Кадровик отвечает за организацию кадровой политики предприятия в целом

Инспектор отдела кадров вправе уведомлять руководство об оптмизации рабочего процесса и вносить соответствующие предложения

За серьезные нарушения трудового распорядка и внутренних правил сотруднику грозит увольнение

Описание степени взаимодействия кадровика с другим персоналом организации упрощает задачу сотрудника и увеличивает эффективность его работы

Сотрудник кадрового отдела обязан соблюдать корпоративные правила и конфиденциальность рабочей информации

Инспектор отдела кадров заполняет трудовые книжки, ведет табели и личные дела персонала компании

Соискатель на вакансию инспектора отдела кадров должен иметь высшее образование и рабочий стаж

Видео:Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

Должностная инструкция кадровика: основные обязанности, функции и требования к сотруднику + образец правильно составленного заявления и важные нюансы профессии

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности.

При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика.

В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации.

Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации.

В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации.

Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

• Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
• Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
• Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
• Управление механизмом поощрения и наказания.
• Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
• Оформление трудовых книжек и договоров.
• Разработка графика и мониторинг его исполнения.
• Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
• Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
• Оформление трудовых книжек и их хранение.
• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
• Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя.

После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании.

Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

• Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
• Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
• Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
• Проведение аттестации и анализа ее итогов.
• Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
• Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
• Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
• Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
• Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности.

О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов.

Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

• Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
• Заполненное заявление по образцу.

Должностная инструкция кадровика

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

Видео:Главное о работе кадровика. Что нужно знать о профессии?Скачать

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции инспектора по кадрам, образец 2021/2021 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года. Не забывайте, каждая инструкция инспектора по кадрам выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать инспектор по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность инспектора по кадрам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Инспектор по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Инспектор по кадрам должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

— трудовое законодательство;

— структуру и штаты предприятия;

— порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

— основы делопроизводства;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

https://www.youtube.com/watch?v=pS9Bvuxd0-4

Инспектор по кадрам:

1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

8. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

13. Составляет установленную отчетность.

14. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

17. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

https://www.youtube.com/watch?v=VsAg6a0bIBg

Должностная инструкция инспектора по кадрам — образец 2021/2021 года. Должностные обязанности инспектора по кадрам, права инспектора по кадрам, ответственность инспектора по кадрам.

I. Общие положения

1.1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

1.2. Инспектор по кадрам принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению [начальника отдела кадров, начальника структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].

1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее [значение] лет, в том числе на данном предприятии не менее [значение] года (лет).

1.4. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется [начальнику отдела кадров, начальнику структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].

1.5. Во время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

1.6. В своей работе инспектор по кадрам руководствуется:

— нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала;

— методическими материалами по вопросам кадров;

— уставом предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями директора предприятия;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. Инспектор по кадрам должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты по вопросам кадров, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

— трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда;

— структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

— основы делопроизводства;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

II. Функции

На инспектора по кадрам возлагаются следующие функции:

2.1. Ведение учета личного состава предприятия и его подразделений.

2.2. Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.

2.3. Оформление документации по кадрам.

2.4. Проверка соблюдения графиков отпусков на предприятии.

2.5. Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций инспектор по кадрам обязан:

3.1. Вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.2. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

3.3. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

3.4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

3.5. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

3.6. Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

3.7. Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следить за его своевременным обновлением и пополнением.

3.8. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

3.9. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучать ее причины, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.

3.10. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив, составлять установленную отчетность.

3.11. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

3.12. [Вписать нужное].

IV. Права

Инспектор по кадрам имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.6. [Вписать нужное].

V. Ответственность

Инспектор по кадрам несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

https://www.youtube.com/watch?v=VsAg6a0bIBg

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения (отдела кадров)

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Видео:Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Инспектор отдела кадров: должностные обязанности

Чем должен заниматься инспектор по кадрам? Только вести документооборот или еще подбор персонала? В законе нет строгих ограничений на функции и обязанности этих специалистов, работодатели могут устанавливать их, ориентируясь на особенности своей компании и профстадарт. Об этом, а также о том, как правильно составить должностную инструкцию — расскажем в статье.

Инспектор отдела кадров: обязанности 

Основная деятельность инспектора кадровой службы связана с делопроизводством. Именно от этого специалиста зависит, как организован учет персонала, в каком состоянии личные дела и трудовые книжки, выполняются ли требования по хранению документов.

В списке должностных обязанностей инспектора отдела кадров:

• Ведение учета работников организации (включая обособленные подразделения).
• Оформление документов при трудоустройстве, переводах, увольнениях.
• Подготовка актов для аттестаций, поощрений.
• Ведение, учет, хранение личных карточек, личных дел, трудовых книжек.
• Контроль и подсчет страхового стажа, предоставление сведений о нем.
• Подготовка/оформление документов для назначения льгот, компенсаций, пенсий.
• Контроль исполнения графика отпусков.
• Подготовка и своевременная подача отчетов: текущих, а также во время плановых или внеплановых проверок.
• Учет сведений о штате организации, пополнение, своевременное обновление корпоративной базы данных.
• Контроль соблюдения персоналом ПВТР, трудовой дисциплины.

Помимо ведения документации отдела кадров, инспектор по кадрам должен выполнять также стандартные обязанности работника предприятия. То есть:

• Выполнять предписания локальных нормативных актов компании, правил внутреннего распорядка.
• Соблюдать нормы безопасности труда, правила противопожарной защиты, требования санитарии на рабочем месте.
• Выполнять распоряжения руководства, которому подчиняется согласно штатной структуре.

На небольших предприятиях инспектор отдела кадров — это должность, которая объединяет в себе функции нескольких специалистов по управлению персоналом. Например, к работе с документами прибавляются обязанности HR-менеджера:

• Определение потребностей предприятия в персонале, участие в составлении штатного расписания.
• Подбор сотрудников, проведение собеседований, тестирование кандидатов.
• Анализ эффективности работников. 

Должностная инструкция инспектора отдела кадров 

Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять должностную инструкцию (ДИ) для специалистов по персоналу — все обязанности и функции можно прописать напрямую в договоре.

Но практический опыт подтверждает: с ней строить трудовые отношения намного проще и эффективнее. Этот документ, по сути, четко регламентирует критерии соответствия работника должности.

Это помогает не только при выборе кандидатур, но и потом, при решении трудовых споров или аттестации.

https://www.youtube.com/watch?v=ajNfEzgN_50

Если возникает трудовой спор, то должностная инструкция может выступать обоснованием справедливости требований к работнику, только если она подписана. Поэтому важно ознакомить сотрудника с ДИ под подпись сразу при трудоустройстве. 

должностной инструкции   

Утвержденной унифицированной формы ДИ нет, поэтому при ее составлении можно опираться на внутренние стандарты. Вот стандартный список разделов, который обычно включают в документ: 

1. Общие положения. Указывается, что должность относится к категории специалистов, подчинение — руководителю службы или непосредственно главе компании, если она небольшая и службы по персоналу не предусмотрено. Здесь же можно перечислить необходимую область знаний сотрудника.
2. Функции и должностные обязанности. Подробный перечень всего, что человеку предстоит выполнять на предприятии.
3. Права. Специалист вправе запрашивать от представителей подразделений информацию, которая нужна ему по работе. Также он имеет право доступа к документам, касающимся его должности, рабочих функций. Требовать от руководства обеспечения должных условий труда, законодательно утвержденного оформления всех трудовых процедур — также законное право инспектора. Как и любого работника. Если речь о старшем инспекторе отдела кадров, то у него есть еще право контролировать работу подчиненных, а также вносить предложения по их поощрению или админнаказанию.
4. Ответственность. Здесь можно ограничиться стандартным для всех набором: ответственность за правонарушения, неисполнение рабочих обязанностей, материальный ущерб. Можно также вписать специализированные пункты об ответственности, например, за разглашение персональных данных или коммерческой тайны.

При составлении должностной инструкции следите, чтобы ее положения не шли вразрез с действующим законодательством. 

Профстандарт специалиста по персоналу 

Весомую помощь в формулировании пунктов ДИ может оказать профстандарт. Даже несмотря на то, что отдельного регламента для инспекторов нет, а есть стандарт для «Специалистов по управлению персоналом» (утвержден приказом Минтруда № 691н от 06.10.2015). 

Из этого документа можно взять, например, описание трудовых функций, их характеристики, требования к квалификации. 

Требования к квалификации и обучение инспектора отдела кадров 

Чтобы вам было проще составить должностную инструкцию инспектора отдела кадров по профстандарту, мы подготовили сводную таблицу профтребований по рабочим функциям. 

Частый вопрос — надо ли вносить квалификационные требования в ДИ? Это не обязательно. Но если вы решите включить их в документ, это может стать основанием для отказа кандидату, который «не дотягивает».

🔍 Видео

Должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Первые шаги специалиста по кадрам в новой компанииСкачать

Про должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Важные задачи кадровика в начале 2023 - Елена ПономареваСкачать

Организация работы отдела кадровСкачать

Работаю со вкусом: Отдел кадровСкачать

Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

ПРОФЕССИЯ КАДРОВИК или СПЕЦИАЛИСТ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.Скачать

Должностные инструкции - 2022Скачать

Типовая должностная инструкцияСкачать

Нововведения для кадровика с 2023 годаСкачать

Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

РАБОТАЮ В ОТДЕЛЕ КАДРОВСкачать

С чего начать будущему кадровику - Елена А. ПономареваСкачать

Что должен делать специалист отдела кадров в Республике КазахстанСкачать

Семинар: "Должностные инструкции"Скачать

Кадровый учет "с нуля"Скачать