+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Системы управления закупками. SRM вместо CRM — Promdevelop

Содержание

Разработка SRM системы

Системы управления закупками. SRM вместо CRM — Promdevelop

Полная разработка и поддержка сайта для поставщиков. Настройка и интеграция с SRM/ERP-системой.

Отправить заявку

Supplier Relationship Management (SRM) — система для управления взаимоотношений с поставщиками. SRM-система необходима для повышения прозрачности и открытости процедуры закупок и для обеспечения честной конкуренции компаниям.

Разработка SRM-системы

Предлагаем автоматизировать закупочную деятельность и процессы «от закупки до оплаты» товаров и услуг. Наше решение ориентировано на оптимизацию бизнес-процессов и снижение совокупных затрат, связанных с закупкой товаров и услуг предприятиями любого масштаба.

На специализированном сайте для закупок будет располагаться список регулярно закупаемых товаров и требования к их качеству, а также форма подачи предложений. Каждое поступившее предложение попадёт в вашу CRM/ERP и будет рассматриваться согласно регламенту. Поставщик получит ответ на каждый запрос в установленный срок.

Оптимизация бизнес-процессов и снижение совокупных затрат, связанных с закупкой товаров и услуг.

Список регулярно закупаемых товаров и требования к их качеству синхронизируется с интегрированной SRM/ERP-системой.

Каждое поступившее предложение попадёт в вашу CRM/ERP и будет рассматриваться согласно регламенту.

Автоматизировать взаимоотношение с поставщиками за счёт внедрения SRM-системы и снизить затраты на закупку товаров и услуг на 15%

Всегда выгодные цены от лучших поставщиков.

Быстрый мониторинг цен на рынке.

Пассивное привлечение поставщиков без лишних затрат.

Накопление собственной базы поставщиков.

Удобная работа с тендерными площадками.

Болдырев Михаил Владимирович Генеральный директор,

студия Клондайк

Использование SRM приводит к резкому повышению эффективности и прозрачности закупок. На крупных предприятиях мы наблюдаем снижение затрат на закупки до 15%. Система позволяет управлять жизненным циклом поставщиков (SLC), что делает ваш бизнес безопаснее.

Автоматизировать взаимоотношение с поставщиками за счёт внедрения SRM-системы и снизить затраты на закупку товаров и услуг на 15%
  1. Первым этапом необходимо разработать чёткое ТЗ, описывающее порядок взаимодействия и техническое особенности проекта, вплоть до мелочей.
  2. Необходим эксклюзивный дизайн сайта, соответствующий корпоративному стилю компании. Дизайн должен быть адаптивным под мобильные устройства, причём позволять настраивать различные отображения мобильных версий для разных видов устройств.
  3. Разработка сайта на базе CMS 1С-Битрикс и технологий HTML5, CSS3, JS, Bootstrap3
  4. Интеграция с информационной системой компании для управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM/ERP-система).
  5. Написание инструкций для работы сотрудников заказчика. Техническая поддержка проекта в период эксплуатации.

Клиент

  • Компания «ПЭК»
  • Крупнейший российский грузоперевозчик
  • Специализируется на перевозке сборных грузов
  • Более 300 тыс. клиентов ежемесячно

Проект

  • Создание сайта для поставщиков и интеграция с 1С
  • Продолжительность: 4 месяца
  • Стоимость проекта: 1,6 млн. руб.

Результат

  • Создан сайт для поставщиков.
  • Проведена настройка и интеграция с 1С.

Разработан типовой адаптивный сайт для поставщиков на CMS 1C-Битрикс, с возможностью удобного администрирования и интеграцией со специализированной системой по управлению закупками. В результате внедрения SRM-системы удалось снизить затраты на закупку товаров и услуг до 15%.

Автоматизировать взаимоотношение с поставщиками за счёт внедрения SRM-системы и снизить затраты на закупку товаров и услуг на 15%

Все проекты доведены до конечной стадии и сданы. Исключений нет!

Мы единственные, кто гарантирует в договоре, что ваш сайт будет продавать!

Мы уверены в своих силах, готовы вернуть деньги за невыполнение планов по продвижению сайта.

Сборка сайта 100% по API, сертифицированные сотрудники. Все проекты участвуют в программе «мониторинг качества». Независимая экспертиза третьей стороны.

Список регулярно закупаемых товаров и требования к их качеству синхронизируется с интегрированной SRM/ERP-системой.

Комплексный интернет маркетинг — уникальное предложение на рынке. Полная поддержка сайта, поисковая оптимизация и развитие вашего проекта.

Сертифицированное агентство Яндекс. Директ Ведущий партнёр Google Аккредитованное агентство Бегуна Авторизованный партнер ВКонтакте Аккредитованный партнёр myTarget Marketing Partners

Автоматизировать взаимоотношение с поставщиками за счёт внедрения SRM-системы и снизить затраты на закупку товаров и услуг на 15%

Источник: https://klondike-studio.ru/services/development/srm/

SRM система — что это? Supplier Relationship Management System или управление взаимоотношениями с поставщиками

Системы управления закупками. SRM вместо CRM — Promdevelop

Перевод статьи Forbes

Автор статьи Jonathan Webb, журнал Forbes

Когда появились первые SRM?

Понятие управления взаимоотношениями с поставщиками (или SRM) появилось в 1983 году, когда консультант McKinsey Питер Кралич призвал корпоративных заказчиков стать более проактивными в управлении поставками (закупками).

Он утверждал, что заказчики должны стремиться понять влияние товарных групп на риски и рентабельность компании и разработать стратегии управления поставщиками, которые минимизируют риски и увеличивают рентабельность.

Например, канцелярские принадлежности не влияют на прибыльность компании, и их отсутствие не представляет значительного риска. Однако, если Foxconn, крупный производитель электроники, выйдет из строя, это создаст серьезный риск для операций известных брендов, таких как Apple. Действительно, судьбы Foxconn и Apple переплетаются настолько тесно, что они образовали стратегический альянс.

Эти стратегические партнерские отношения накладывают серьезные обязательства на закупающую организацию.

Они требуют участия в деятельности поставщика, тщательного согласованного планирования и предполагают много встреч, переговоров. Управление такими отношениями требует больших усилий, нежели контракты по закупке канцелярских принадлежностей.

Стратегия управления

SRM — это жизненно важный процесс для организаций, который определяет ключевые товарные категории поставок и создают стратегию для интеллектуального управления этими категориями.

SRM подразумевают три шага:

  1. Сегментация поставщиков. Соотнесите поставщиков с рентабельностью и рисками вашей компании.
  2. Разработка стратегии взаимодействия с поставщиками. Поделитесь внутренними ресурсами и планами по удовлетворению потребностей бизнеса.
  3. Реализация (выполнение) стратегии поставщика.

Следует отметить, что SRM не эквивалентно сотрудничеству с ключевыми стратегическими партнерами. Это распространенное заблуждение в управлении закупками.

Руководители закупочных подразделений крупных корпораций будут часто говорить о «создании SRM» для поставщиков. Эта точка зрения продвигается даже теми (менеджерами по закупкам), кто работает в состоявшихся организациях.

Сегментация поставщиков

Однако на самом деле SRM-процесс должен охватывать поставщиков канцелярии так же, как и стратегических партнеров. Разница заключается лишь в том, что при сегментации ваших поставщиков будет указано, что рассматриваемая категория не важна, и поэтому не стоит тратить значительные ресурсы для управления отношениями с контрагентами, которые поставляют эти товары.

В рассматриваемой стратегии следует уделить особое внимание объединению однотипных потребностей в единый глобальный контракт, а также облегчению поиска необходимых товаров.

Для этого применяются платформы электронных аукционов (электронные торговые площадки), где множество поставщиков конкурируют на онлайн-аукционах падая в цене, что создает для заказчика возможности для сокращения затрат на закупаемый товар.

С другой стороны, стратегические партнеры требуют много заботы и внимания со стороны своих заказчиков. Партнеры всегда должны быть в курсе планов друг друга. Это может включать предоставление конфиденциальной коммерческой информации партнеру, чтобы он мог подготовиться и планировать действия в соответствии с долгосрочной стратегией своего заказчика.

Готовность к сотрудничеству

Открытая информация для поставщиков часто воспринимается компаниями-заказчиками, как абсурдное разбазаривание сильной переговорной позиции и призыв увеличить цену, на что, в свою очередь поставщику придется приспособленчески увеличить затраты.

Но важно отметить, что стратегический партнер отличается от транзакционного поставщика. Цель поставщика состоит не в снижении цены, а в осознании мотивации заказчика. Согласно догадке Питера Кралича, для заказчика главное — максимизировать прибыльность и снизить риски.

Таким образом, стратегия поставщика в качестве стратегического партнера требует, чтобы обе стороны проявляли доверие и искали возможности для создания «большего пирога», нежели, как вы могли бы это делать с поставщиком канцелярских принадлежностей, споря о размерах кусочков этого пирога.

Искусство стратегического управления взаимоотношениями с поставщиками — это поиск возможностей для инноваций либо в развитии продукта, либо в улучшении процесса, и отказ от практики неумолимого сокращения расходов, которая преследует сообщество закупок.

SRM не просто дает другое оружие для переговоров против поставщиков. Скорее, SRM требует, чтобы заказчики принципиально изменили свои взгляды, чтобы поняли возможность альтернативной динамики партнерства. Как и при любом изменении взглядов, при переходе к новому управлению отношениями с поставщиками можно столкнуться с трудностями.

SRM — это требовательный, сложный процесс, и немногие организации искусны в его применении. Но те, кто способен работать, руководствуясь принципами SRM, могут создать огромную ценность для своего бизнеса.

Перевод статьи Forbes

Система управления закупками на предприятии, iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками.

Читать подробнее

Источник: https://FogSoft.ru/press_center/articles/what-is-srm-supplier-relationship-management/

Система управления закупками

Системы управления закупками. SRM вместо CRM — Promdevelop

Решение для управления закупками на базе Comindware Business Application Platform позволяет с минимальными начальными затратами и в кратчайшие сроки автоматизировать бизнес-процессы, связанные с закупочной деятельностью компании.

Система управления закупками Comindware поддерживает весь процесс закупок — начиная с формирования и согласования заявок, и заканчивая исполнением и контролем результатов.

Более того, решение обеспечивает управление заявками, тендерами и бюджетами, отслеживание и согласование запросов, а также централизованное хранение всех сопутствующих документов, включая контракты и данные о поставщиках.

Трудоемкость и срок внедрения комплексного решения для управления закупками сокращаются за счет использования готового типового шаблона, включающего набор бизнес-объектов, бизнес-процессов и функций.

  • Заявки
  • Поставщики
  • Договоры
  • Статьи бюджета
  • От заявки на закупку до приемки товаров и работ
  • Проверка и регистрация поставщика
  • Конкурсная процедура (тендер)
  • Согласование и оплата
  • Маршрутизация согласования с учетом бизнес-правил
  • Бюджетный контроль

Перечисленные выше элементы шаблона могут быть изменены “на лету” и подстроены под актуальные нужды и задачи компании, что существенно упрощает работу по автоматизации процесса закупок и дальнейшей его оптимизации.

Преимущества внедрения Comindware Закупки

Система управления закупками от Comindware упрощает управление процессом закупок в компании, сокращает время и усилия на контроль расходов компании, снижает влияние «человеческого фактора» при взаимодействии с поставщиками и обеспечивает следующие преимущества:

  • Прозрачность процесса закупок и расходов
  • Автоматизация тендерных процедур и сопутствующего документооборота
  • Налаженный процесс коммуникации с поставщиками и между отделами компании
  • Снижение трудозатрат на закупочную деятельность
  • Единая веб-среда для управления бизнес-процессами, данными и документами
  • Доступ к информации с компьютера, планшета или смартфона

В сочетании с другими типовыми решениями Comindware, решение для управления закупками позволяет автоматизировать и оптимизировать сквозные бизнес-процессы, подразумевающие совместную работу сотрудников отдела снабжения с другими подразделениями компании, включая отделы производства, продаж, логистики и другие, в ходе планирования и управления закупками.

Comindware Закупки позволяет настроить прозрачный и эффективный процесс закупок, автоматизировать закупки, увеличить эффективность отдела снабжения и исключить возможность злоупотреблений.

  • Автоматизируйте процессы обработки заявок на покупку и оплату, а также тендерные процедуры
  • Исключите потерю критичных для бизнеса данных за счёт автоматизации документооборота
  • Используйте отчетность и аналитику для выявления «узких мест» в процессах
  • Увеличьте эффективность закупок благодаря оптимизации процесса закупок «на лету», без прерывания работы

Решение предоставляет расширенные возможности для централизованного управления и детального анализа данных о поставщиках, быстрого поиска и настройки любых действий для повышения эффективности закупок и сотрудничества с поставщиками.

  • Автоматизируйте процесс проверки и регистрации новых поставщиков
  • Радикально сократите сроки согласования договоров
  • Контролируйте все запросы к поставщикам и храните историю запросов и согласований в единой системе
  • Централизованно управляйте всеми сопутствующими документами, включая контракты и данные о поставщиках

Помимо организации управления закупками и автоматизации процесса закупок типовое решение на базе Comindware Business Application Platform обеспечивает прозрачность расходов компании в реальном времени и позволяет управлять бюджетами максимально гибко, предоставляя данные в разрезе года, квартала, департамента или проекта.

  • Держите руку «на пульсе» расходов компании
  • Увеличьте рентабельность закупочной деятельности
  • Корректируйте бюджет «на лету»

Процессный подход при автоматизации закупок

Автоматизация процесса закупок позволяет поддерживать минимальный необходимый запас товаров и/или материалов на складах, уменьшить расходы на хранение и увеличить эффективность работы службы снабжения. Управление закупками – сложный сквозной процесс, который начинается со сбора потребностей.

Уже на этом этапе предполагается слаженное взаимодействие между подразделениями компании, а на следующих этапах процесс включает также взаимодействие с поставщиками.

Недостаточная согласованность действий участников процесса или информационный разрыв между ними ведет к сбоям в поставках и дополнительным операционным издержкам.

Значительное увеличение эффективности взаимодействия между отделами компании и сторонними участниками процесса закупок обеспечивается за счет внедрения сквозных “от и до” бизнес-процессов.

Ключевым достоинствам данного подхода для отдела снабжения является увеличение скорости и эффективности управления в сфере закупок, а в сочетании с другими типовыми решениями Comindware, и компанией в целом.

Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.

Компания Comindware заняла первую позицию в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS в 2021 году по версии CNews Analytics.

BPM-решение от Comindware удостоено награды High Performer за высокую оценку решения и услуг компании от клиентов среди 179 зарубежных BPMS на сайте G2.

Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.

На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.

Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2021 по версии Insights Success.

Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.

Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.

На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.

Компания Comindware вошла в Топ BPM-подрядчиков по количеству внедрений в России по версии TAdviser.

Источник: https://www.comindware.com/ru/procurement-management/

Системы управления закупками. SRM вместо CRM

Системы управления закупками. SRM вместо CRM — Promdevelop

В современном бизнесе широкое распространение получили Системы управления взаимоотношениями с клиентами — CRM системы (сокращение от англ. Customer Relationship Management).

Такие системы используются для автоматизации взаимодействий с покупателями и повышения эффективности работы отдела маркетинга и отдела продаж. Вариантов, которые Вы можете использовать при внедрении CRM на предприятии, великое множество. От готовых “коробочных” решений и облачных сервисов до инструкций типа: “Как собрать CRM в EXCEL без регистрации и СМС”.

С продажами все понятно, а что с закупками?

Если о закупках, то это SRM (сокращение от англ. Supplier Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с поставщиками.

Если вы будете искать в интернете что-нибудь связанное с внедрением SRM систем, то вас скорее всего ждет такой результат:

  • несколько рекламных результатов о CRM;
  • пару статей о полезности SRM;
  • истории о том, как успешно живется компаниям (как правило, входящим в списки крупнейших по стране) после внедрения SRM системы;
  • несколько предложений о разработке и внедрении SRM на отдельно взятом предприятии, с туманными перспективами по срокам, бюджету и объемам работ;
  • предложение использовать тендерную платформу для оптимизации закупочной деятельности.

Пока я писал вступление, автокорректор в гугл-документах предлагал написать CRM вместо SRM и интересовался, не ошибся ли я. Это, в принципе, наглядно показывает, что SRM системы и их внедрение на предприятии — не очень популярная тема.

На сегодняшний день тенденция такова, что отдел продаж и отдел маркетинга может выбрать себе множество доступных CRM систем, которые позволяют автоматизировать тот или иной процесс, связанный с продажами, за очень небольшие деньги, при минимуме затрат человеческих и временных ресурсов.

В то время, как хорошей SRM системы в ее общепринятом виде, при котором охвачены большинство бизнес-процессов и отделов предприятия, участвующие в закупочной деятельности, либо нет, либо стоимость ее несоизмеримо высока.

Создание и внедрение SRM системы рассматривается как комплекс взаимосвязанных мероприятий:

  • Создание актуальной базы поставщиков (см. Как правильно выбрать поставщика);
  • Создание реестра заключенных договоров поставок;
  • Разработка регламента работы с поставщиками;
  • Классификация поставщиков;
  • Разработка и внесение условий отбора поставщиков;
  • Оценка рисков;
  • Описание этапов переговоров с поставщиками;
  • Описание этапов согласование и заключение договоров;
  • Разработка методологии работы по ключевым поставщикам;
  • Разработка регламентов при возникновении спорных ситуаций.

И этот перечень не включает в себя список технических задач по созданию и внедрению SRM системы на предприятии.

На практике разработка ТЗ и готового решения для отдельно взятого предприятия в среднем занимает 2 месяца, если разработчик использует для реализации проекта готовые программные продукты и наработки.

Также есть вариант подключения к тендерным площадкам. Для этого внутренние процессы и отделы на предприятии следует привести к соответствию, необходимому для планомерных и успешных тендерных закупок.

Иначе вместо облегчения работы и повышения эффективности, отдел снабжения получит дополнительные задачи и головную боль.

Ярким примером служат закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, принудительное внедрение которых усложнило жизнь не подготовленным специалистам по снабжению.

Дополнительный и важный аспект, влияющий на доступность SRM систем — это необходимые для реализации ресурсы. Как правило у компаний и тем более у индивидуальных предпринимателей, ограничены человеческие и материальные ресурсы, которые могут быть направлены на модернизацию и оптимизацию бизнес-процессов. Т.е разработка SRM даже с ограниченным функционалом затруднительна.

Этот подход верен для крупных компаний, которым необходима автоматизация внутренних бизнес-процессов и закупок, учитывая их объем, сложности и количество участников процесса.

Если посмотреть кто использует системы управления взаимоотношениями с поставщиками в России, то можно выделить три основные группы:

  • крупные компании, у которых потенциальная экономия от внедрения SRM, за короткий период составляет сумму, сопоставимую или превышающую стоимость внедрения самой системы;
  • предприятия гос. сектора, которым законом предписано выполнять регламент при проведении закупочной деятельности и для которых разработаны и созданы сервисы, соответствующие регламенту, указанному в федеральном законе;
  • предприятия, в которых руководство заинтересовано во внедрении корпоративной SRM, как инструмента для повышения эффективности закупочной деятельности.

С другой стороны, компаниям, относящимся к сегменту малого и среднего предпринимательства, как правило, не критична автоматизация внутренних процессов, отвечающих за согласование и документооборот между отделами. Внутренние коммуникации, ввиду компактности и централизации управления, занимают меньшую часть времени при поставках. Хотя бывают исключения.

Наибольшие временные потери у компаний, наблюдаются на этапе поиска, подбора новых поставщиков и переговорах по заключению контракта.

Развитие интернет технологий, самообучающихся систем, которые обрабатывают большие данные, сделали в принципе возможным реализацию готовых облачных SRM систем, доступных для любых компаний.

Рассмотрим один из вариантов готового решения, на примере облачного сервиса по обработке заказов и управлению взаимодействиями с поставщиками — Система “Меркадо”.

 Функционал SRM-системы

Данный сервис позволяет использовать следующий функционал SRM-системы:

  1. Создавать свои базы поставщиков;
  2. Вносить и управлять данными о поставляемой номенклатуре поставщиков, используя при необходимости автоматическую классификацию Системы или создавая собственную классификацию на основе товарных групп каталога;
  3. Автоматически обрабатывать заказы.
  4. Использовать систему автоматической отправки запросов и сбора предложений;
  5. Обеспечивать многопользовательский доступ к Системе для работы с запросами и предложениями;
  6. Поддерживать сервис коммуникации и обмена файлами с поставщиками для упрощения и ускорения переговоров;
  7. Систематизировать данные для анализа полученных предложений;
  8. Публиковать заказ для проведения открытых процедур поиска поставщиков и приглашать поставщиков для участия;
  9. Получать уведомления о событиях и необходимых действиях для участников Системы;
  10. Сохранять полученную информацию и историю действий при закупках.

Так как данная Система, в первую очередь предназначена для малого и среднего бизнеса, взаимодействие с ней не требует наличия ЭЦП и разработки специальных регламентов и документации.

Дополнительно к выше сказанному, эта Система имеет базу поставщиков России и стран СНГ, которая постоянно расширяется и пополняется.

Для внедрения Системы “Меркадо” на предприятии не требуется установка дополнительного ПО, разработки ТЗ или специального обучения персонала. Система доступна с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.

Развитие интернет-технологий позволяет создавать готовые решения, которые выполняют функции SRM-системы и не требуют полной интеграции в бизнес-процессы предприятия. При этом стоимость таких решений позволяет использовать полный функционал Системы даже на микропредприятии.

Источник: https://promdevelop.ru/sistemy-upravleniya-zakupkami-crm-ili-srm/

Опыт внедрения и настройки CRM для тендеров и госзакупок

Системы управления закупками. SRM вместо CRM — Promdevelop

Специалисты ГК Интегрус внедрили CRM для тендеров в снабженческой компании. В CRM для работы с тендерами теперь хранится вся информация о клиентах, поставщиках, любых контактах с ними, этапах и результатах участия в тендерах.

Ситуация: Почему понадобилась СРМ для проведения тендеров

В этом проекте нашим клиентом была компания, основная деятельность которой связана с участием в тендерах, тендерным сопровождением, с поставками разнообразных товаров. Филиалы компании-заказчика находятся в разных городах, работать приходится со множеством поставщиков, от менеджеров требуются десятки звонков и писем в день.

На просчет одного тендера (для оценки маржинальности тендера)  уходили часы, иногда дни. Часто происходило дублирование запросов от менеджеров компании к поставщикам, что приводило к внутренней неразберихе и задержкам просчетов. Как результат – потери прибыли.

На тот момент, когда заказчик обратился к нам, у него:

  • не было никакого ПО для проведения тендеров;
  • вся документация для участия в тендере хранилась в папках по каждому проекту в общем NAS-хранилище;
  • учет вели с помощью таблиц Excel, которые заполняли вручную и переносили из одной обобщенной таблицы в другую.

Это требовало кропотливой рутинной работы, при подготовке для участия в тендерах, возникали ошибки. То, что сотрудники, работающие вместе, находятся в разных городах, создавало дополнительные неудобства.

Кроме того, была опасность, что какой-либо из менеджеров при уходе может забрать все данные по своим поставщикам и тендерам с собой(был риск “двойной” игры, когда менеджер “сливает” выгодные тендеры своим партнерам).Все менеджеры пользовались мобильными телефонами(!).

Единственным плюсом был реализованный между городами VPN, для совместного доступа менеджеров к папкам.

Руководство видело четкую зависимость – если в отчете телефонии за месяц было больше звонков, чем в прошлом – финансовые результаты компании росли. При этом аналитику активности по менеджерам в оперативном режиме собрать было нельзя.

Грубо говоря, нельзя было сделать “пинок”, если было видно, что менеджер застрял на каком-то не важном моменте, особенно при проработке тендерной документации, когда из-за неверных действий компания могла попасть в черный список поставщиков ФАС .

А из него можно выйти только через арбитраж.

Ни для кого не секрет, что для проведения тендеров в РФ многие создают несколько компаний, для оперативного участия. В нашем случае юридических лиц было 4. И в каждом свои правила работы со входящим потоком обращений и свои нюансы работы над тендерной документацией и взаимодействием с Заказчиком. При этом офис менеджер в компаниях был один.

  Компании требовалось разделить звонки на отдельные входящие городские номера, которые бы обрабатывались в автоматическом режиме с помощью IVR, с минимальным участием офис-менеджера. Но это не все.

Как мы писали, менеджеры делали десятки исходящих звонков в день, которые в случае единого многоканального номера, вернулись бы обратными звонками к офис менеджеру (номер-то общий!) и совершили бы коллапс.

Возможных решений было 2:

  • Первое – жестко закреплять контрагента за конкретным менеджером и маршрутизировать все входящие звонки от Заказчика к менеджеру.
  • Второе – дать каждому менеджеру для исходящих звонков городской номер.

Выбрано было второе решение, т.к. первое не позволяло клиенту гибко управлять бизнес процессом коммуникаций с Заказчиком и в ряде ситуаций могло привести к различным неувязкам.(например один и тот же менеджер ведет 2 тендера, Заказчик звонит в 2 разные компании, а попадает на одного человека).

Решение от Интегрус

Для того, чтобы улучшить сложившуюся ситуацию, после предпроектного обследования было принято решение:

  • внедрить тендерную CRM систему, единую для всех филиалов, куда будет вводиться всё что необходимо для участия в тендерах, информация о поставщиках и клиентах, будет храниться вся история звонков и переписки с ними, все этапы тендера будут под контролем;
  • организовать IP-телефонию по филиалам, с корпоративным стационарным и мобильным телефоном для каждого сотрудника, с автоматической маршрутизацией входящих звонков, возможностью конференц-звонков, с короткими номерами внутри компании, система для тендеров должна была поддерживать интеграцию с такой телефонией.

Разработка ПО для тендеров ведется уже давно и наши специалисты решили поискать подходящее готовое решение среди наиболее популярных в этой отрасли CRM.

Мы рассмотрели и сравнили несколько вариантов универсальных CRM-систем: Битрикс 24, Mango, Megaplan, AmoCRM, а также системы для поиска тендеров, CRM для закупок, госзакупок, участия в тендерах Metatender, Meltor, Lantender.

 Система поиска тендеров и интеграция с CRM в данном случае оказалась не актуальна, потому что в силу своей специфики наш заказчик работал на одной тендерной площадке и не было необходимости в активном поиске тендеров.

После тщательного анализа наши специалисты остановились на Битрикс 24 – эта система оказалась наиболее функциональной, подходящей для настройки бизнес-процессов компании и позволила реализовать все,  что необходимо для тендера, а также требуемые для этого проекта решения по коммуникации внутри компании (поддержка телефонии, внутренний чат, интеграция с почтой).

Внедрение и настройка СРМ для тендера, а также обучение сотрудников заказчика, создание инструкций и регламентов заняли у нас примерно три с половиной недели.

В итоге наш клиент получил систему, которая:

  • хранит историю звонков и переписки со всеми поставщиками в единой базе и позволяет легче решать рекламационные вопросы по тендерам, т.к. доступ к нужной информации об истории тендера всегда под рукой
  • упрощает все деловые коммуникации внутри компании и автоматически фиксирует информацию о них
  • позволяет планировать и контролировать регламент проведения тендеров, получать оперативную информацию об их этапах, задачах, статусах выполнения
  • позволяет получать отчетность, анализировать взаимодействие с поставщиками, выбирая наиболее надежных из них и формировать список недобросовестных, так называемый “черный список” поставщиков
  • позволяет централизованно хранить информацию о своих клиентах и поставщиках, легко вводить новых сотрудников в курс дела или перераспределять обязанности, так как все необходимые сведения всегда под рукой.
  • позволяет упростить совместную работу над тендерами, в случаях, когда над просчетом работает команда из нескольких городов.

В перспективе планируется внедрить у заказчика электронную подпись для тендеров, организовать резервное копирование наиболее важных данных в облако, построить управленческий учет на базе решений 1С.

Источник: https://integrus.ru/blog/crm-dlya-tenderov.html

Бизнес процесс для отдела закупок в Битрикс24

Системы управления закупками. SRM вместо CRM — Promdevelop

+7 (499) 350-31-25 

RSS
Битрикс24. Бизнес процесс для отдела снабжения.

В данной статье рассматриваются вопросы автоматизации бизнес-процессов закупок с использованием системы Битрикс24.

Решение, создаваемой мной и описываемое здесь, подходит для организаций, делающих предложения поставщикам и взаимодействующих с ними, с целью оптимизации своих складских запасов.

Обыкновенная схема взаимодействия. Отдел закупок обладает некоторыми сакральными знаниями и опытом, которые позволяют сотрудникам приблизительно понимать, что, сколько, когда и у кого необходимо закупать для обеспечения производства и плана реализации (если таковой вообще имеется).
Используется телефон, E-mail, Skype и мало ли что ещё подобное.

В результате работ по наведению порядка компания должна получить внедрённый в системе автоматизированный бизнес-процесс, обеспечивающий эффективную работу отдела закупок.

 2 Схематизация бизнес-процесса

 

В процессе зафиксированы следующие роли.

  • Заказчик.
  • Менеджер по продажам.
  • Менеджер по закупкам.
  • Бухгалтер.
  • Водитель-Экспедитор.
  • Поставщик.

Пользователями системы не будут являться роли Заказчик и Поставщик. Теперь я формирую схему бизнес-процесса в нотации BPMN без привязки к архитектуре. На схеме также не показаны формируемые документы и их движение.

 2.1 Создание и описание исходной схемы бизнес-процесса


Схема Бизнес процесса приведена ниже (Рисунок 1). Как обычно, я использую нотацию BPMN. Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс. По Запросу Клиента Менеджер по продажам выполняет ряд активностей.

  • Фиксирует запрос Клиента.
  • Создает и согласует Коммерческое предложение.
  • Заключает Договор.
  • Формирует счет. 
  • Резервирует товар на складе.
  • Формирует Закупку.

Менеджер по полученной Закупке формирует и отправляет счета через Бухгалтера Клиенту. После подтверждения оплаты Счетов Бухгалтер уведомляет Менеджера по закупкам о данном факте.

Менеджер по закупкам, после подтверждения Поставщика о готовности отгрузить товары формирует для Водителя-экспедитора Наряд на доставку и Доверенность на получение товара.

Рисунок 1. Схема бизнес-процесса без привязки к системе.

После получения и доставки товара на склад Менеджер по закупкам приходует его и резервирует до того момента, когда Менеджер по продажам сформирует Отгрузку по Договору с сопутствующими документами.

 2.2 Построение схем бизнес-процесса, ассоциированного с системой

Приняв решение, что архитектурой нашего внедрения будет система Битрикс24, а также собрав необходимый набор артефактов (сущностей), я создаю ассоциированные с системой схемы бизнес-процессов в той же, любимой мной, нотации BPMN (Рисунок 2, Рисунок 3).

Сущности CRM Битрикс24, применяемые в автоматизации бизнес-процесса, перечислены ниже. 

  • Лид.
  • Сделка.
  • Коммерческое предложение.
  • Счёт.

Сущности «Списки» Битрикс24, применяемые и создаваемые мной в автоматизации бизнес-процесса, перечислены ниже.

  • Договор.
  • Закупка.
  • Счёт входящий.
  • Накладная.
  • Наряд на доставку.
  • Доверенность на получение товара.
  • Отгрузка.

К части из перечисленных сущностей я строю бизнес-процессы, исполняемые системой Битрикс24.

Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24 в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и  модуль CRM . Если Вы еще не стали клиентами Битрикс24, то самое простое, это зарегистрировать бесплатную облачную версию на 12 пользователей.

Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе.

 3.1.1 Установка модуля для отправки sms из бизнес-процесса

Очень удобный, функциональный и важный модуль я устанавливаю из Магазина приложений Битрикс24. Он позволит мне в процессе выполнения бизнес-процесса отправлять уведомления по SMS о любых событиях. Подробно останавливаться на использовании модулей в системе Битрикс24 в данной статье я не буду. Тема очень обширная, интересная и достойна отдельной статьи.

   Рисунок 2. Схема ассоциированного бизнес-процесса (первый лист)

        Рисунок 3. Схема ассоциированного бизнес-процесса (второй лист)

 3.1.2 Информация о модуле “sms4b-смс для бизнеса”

Модуль предназначен для отправки одиночных СМС и массовых СМС рассылок сотрудникам компании, клиентам на произвольные номера.

Основные возможности модуля.

  • Возможность выполнять рассылки как отделам, так и конкретным сотрудникам.
  • Поиск по отделу, фамилии и должности сотрудника.
  • При организации рассылки, есть возможность уведомить сотрудников, у которых не заполнен мобильный телефон с помощью мгновенного сообщения.
  • Поиск контактов из CRM по фамилии.
  • Возможность транслитерировать сообщение.
  • Возможность выполнить отложенную рассылку.
  • Возможность указать период, когда не стоит отправлять СМС (например, в ночное время).

Установка.

  • Установите модуль из Маркетплейс «Битрикс24»
  • Зарегистрируйтесь на сайте  sms4b.ru, получите 10 СМС бесплатно для тестирования.
  • Закажите буквенные имена в личном кабинете в разделе «Заказать SMS-имя/номер».
  • В настройках модуля введите логин/пароль от личного кабинета на сайте sms4b.ru и выберите имя отправителя.
  • Начните рассылки СМС.

Получить подробную информацию о модуле и скачать необходимую документацию можно на сайте sms4b.ru по ссылке sms4b.ru/programs/bitrixmodule.php.

 3.2 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса

Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи.

 

Имея перед глазами Техническое Задание с описанием бизнес-процессов, включая схемы, не так трудно сделать рабочий процесс в системе. Конструктор бизнес-процессов Битрикс24 имеет интуитивно понятный дружественный интерфейс.

Бизнес-процесс строится с помощью функциональных блоков, которые добавляются в схему с помощью «drag-and-drop» из набора, расположенного слева на экране.

Каждый функциональный блок отвечает за выполнение процессом определённой функции в процессе, что должно коррелировать с «человеческим» процессом, утверждённым бизнесом в Техническом Задании. Насколько подробно Вы опишете бизнес-процесс в документах, зависит от Ваших договорённостей с Заказчиком.

Из собственного опыта разработки и внедрения бизнес-процессов, могу констатировать, что очень детальное описание процессов в Техническом Задании не нужно. цель схем процессов в документации – не упустить ничего важного и заручиться поддержкой владельцев бизнес-процессов, что называется «по верхнему уровню», без глубокой декомпозиции.

Не нужно, что называется, «лезть в шпонку».

Уверен, что при создании и тестировании бизнес-процесса, имплементированного в Битрикс24, Вы не раз и не два будете его менять.

Используя блоки «Обработка документа», «Конструкции», «Уведомления» и «Прочие» я строю заданный бизнес-процесс (Рисунок 4).

Описать все функциональные блоки в рамках данной статьи не представляется возможным. Поэтому, я остановлюсь на тех, которые будут востребованы Вами практически в каждом бизнес-процессе.

  • Запрос дополнительной информации.
  • Изменение документа.
  • Задача.
  • Уведомление пользователя.
  • Конструкции «Условие» и «Параллельное выполнение».

При редактировании бизнес-процесса на забывайте нажимать на кнопку «Сохранить» внизу интерфейса, иначе изменения будут потеряны.

Рисунок 4. Фрагмент имплементированного бизнес-процесса в редакторе Битрикс24.

 3.2.1.1 Конструкции “Условие” и “Параллельное выполнение”

Данные блоки позволяют организовать логическое ветвление в бизнес-процессе. Это может быть параллельное выполнение последующих блоков (логическое «И») или выбор одного из дальнейших путей процесса (логическое «ИЛИ»).  В нашем примере происходит параллельно постановка задачи трем ролям.

 
В случае с блоком «Условие» возникают дополнительные блоки в настройках которых и задаются, собственно, условия, в результате которых будет происходить выполнение дальнейших действий в ветке данного блока.

 3.2.1.2 Запрос дополнительной информации

Такой блок необходим для любого рабочего бизнес процесса. Он создает задание, в результате заполнения полей которого, мы можем получить от пользователя информацию и присвоить её переменным или полям сущности.

Мы видим, что в поле «Заполняют сотрудники» указаны значения переменных, позволяющие, вместо указания конкретных сотрудников использовать роли бизнес-процесса.

Список «Поле» добавляет в задание запрашиваемые поля, значения которых укажет пользователь в интерфейсе диалога. Эти значения будут присвоены соответствующим переменным.

 3.2.1.3 Изменение документа

Блок используется, как и следует из названия, для изменения документа в результате исполнения бизнес-процесса. На изображении показана настройка параметров действия для изменения стадии сделки – сущности CRM Битрикс24.

Точно так же можно создавать блоки для изменения полей документов.

Часто в ходе выполнения бизнес-процесса возникает необходимость поставить задачу сотруднику или группе сотрудников. Точно так же как и при ручной постановке задачи, в ходе выполнения бизнес-процесса будет создана задача с соответствующими параметрами.

 

Процесс на время выполнения (до закрытия) задачи останавливается. Началом выполнения назначается значение поля «Дата начала» из задачи, для которой процесс запущен. Крайним сроком устанавливается значение переменной, которой в предыдущем задании было присвоено значение даты окончания действия договора, то есть, сделки в системе.

В описании задачи выводится как текст так и значения полей и переменных. Устанавливается высокий приоритет.

Простой функционал, позволяющий в выполняемом бизнес-процессе отправлять уведомления пользователям портала через мессенджер или по электронной почте. Заполнение полей настройки функционального блока «Уведомление» аналогично заполнению полей для функционального блока «Задача».

Точно так же в настойках используются переменные и значения полей сущности «задача».

Источник: https://pinall.ru/info/articles/biznes_protsess_dlya_otdela_zakupok_v_bitrix24/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.