Помощник руководителя: обязанности и требования

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.

bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.

Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Основное назначение:

• помощь руководителю в его повседневной деятельности;
• максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
• в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
• отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
• позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
• позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
• позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно — правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

• действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

• внутренние документы:
• устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

• общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
• требования и его умения;
• служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
• полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
• ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
• связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

• помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
• назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
• в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
• на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
• помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

https://www.youtube.com/watch?v=IgEfZk2l-aY

Занимающий эту должность на практике, может быть:

• фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
• личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

• выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
• знать правила корпоративного этикета и делового общения;
• знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
• грамотно вести деловые переговоры;
• уметь оформлять важные документы;
• информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
• работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
• желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
• уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

• выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства; 
• планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
• сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
• вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
• обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
• подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
• вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
• координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
• доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
• вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
• готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
• обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
• осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
• получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
• готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
• организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
• получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
• общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

• регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
• получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
• изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
• знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
• — составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
• запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
• знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
• участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
• подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
• направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
• организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

https://www.youtube.com/watch?v=2FM-c-hfnLM

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
• нарушение сроков выполнения требуемой работы;
• нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
• действия не в пределах своей компетенции;
• не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
• нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
• предоставление недостоверной информации сотрудникам;
• недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
• разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

• не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
• правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
• причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации.

Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами.

С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь.

Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.

Видео:3 главные функции помощника руководителя - Валерий ХодорцовСкачать

Помощник руководителя: обязанности и требования — Идеи для бизнеса

Должностная инструкция помощника руководителя

Чтобы систематизировать трудовые взаимоотношения, директор компании формирует специальную бумагу для каждой открытой вакансии в штате – служебную инструкцию. Это руководство способствует налаживанию нормального рабочего процесса на предприятии. Рассмотрим, как правильно описать функции помощника руководителя, обязанности и требования к ассистенту в таком документе.

• Решение поставленных задач
• Основные позиции
• Навыки и функционал работника
• Обязательства работника
• Круг полномочий
• Область ответственности

Решение поставленных задач

Формируя рабочий штат, управляющий организации обязан проинформировать всех наемных сотрудников о характере служебных обязанностей.

Поскольку ни распоряжение директора о зачислении специалиста, ни трудовой договор, не содержат подробной информации об особенностях функционала и прямых обязанностях сотрудника, подобные вопросы решает написание должностной инструкции.

В этом формуляре владелец компании точно прописывает нюансы о полномочиях и ответственности наемного персонала. Хотя юристы и не считают разработку такого руководства обязательным этапом оформления деловых отношений.

https://www.youtube.com/watch?v=dCwB6WTORh0

Должностная инструкция пишется по четким правилам с соблюдением определенного порядка разделов

В случае формирования служебных положений, ассистент управляющего действует исключительно в рамках подобного документа. Здесь человек, который отвечает за написание инструкции, четко указывает положения для наемного работника.

Руководство пишут по установленным нормативам, указывая его номер, название, дату издания, непосредственно текст постановления.

Причем обязательным шагом тут становится ознакомление соискателя с документом и его подписание обеими сторонами.

Должностная инструкция помощника руководителя имеет конкретную структуру и пишется по определенному примеру. Ознакомиться с типовым вариантом этого документа вы сможете на нашем сайте, скачав его здесь. Обычно документ содержит описание характеристик профессии, предъявляемых требований к работнику и указывает его служебное положение в структуре организации.

Такое руководство составляют по четкой схеме. Принцип разработки выглядит следующим образом:

1. Общие тезисы. Тут прописывают сведения о деталях зачисления в штат сотрудника, определяют процедуру увольнения, указывают субординацию на предприятии, правила подмены сотрудника.
2. Функционал ассистента. Этот раздел содержит показатели квалификации рабочего, требования к образованию и стажу, желаемые навыки.
3. Служебные обязанности. Здесь директор указывает четкий список функций, которые кандидат на вакантную должность обязан выполнять, находясь на рабочем месте.
4. Полномочия. В этом пункте руководитель прописывает степень компетентности сотрудника и его права.
5. Ответственность. Тут очерчивают либо общий уровень ответственности за вероятные промахи работника, либо конкретизируют этот перечень (по желанию руководителя).
6. Должностные связи. Такой раздел не является обязательным при написании руководства, однако он помогает новичку четко определить круг возможного служебного взаимодействия с другим персоналом.

Типовые инструкции пишутся по указанной схеме и являются универсальными. Они позволяют формирование единого документа для нескольких сотрудников. В случае разработки индивидуального руководства, директор вправе дополнить и конкретизировать каждый раздел документа. Рассмотрим, как выглядит должностная инструкция помощника генерального директора.

Основные позиции

Помощник управляющего – это вакансия, предусматривающая широкий спектр значений. Это и делопроизводитель, и личный помощник руководителя отдела, и ассистент первого лица компании. В зависимости от занимаемой должности изменяются и возможные требования к соискателю.

Однако здесь существуют обобщенные строгие критерии отбора кандидатов. Претендент на подобное место обязан иметь среднее специальное либо высшее образование по профилю деятельности организации.

Кроме того, он имеет минимальный подтвержденный стаж в два года на такой должности.

Ассистент руководителя — человек, который оказывает помощь директору в технических и документальных вопросах

Этот сотрудник считается специалистом. Распоряжение о зачислении в штат и увольнении такого работника подписывает исключительно генеральный директор предприятия.

В процессе работы кандидат на эту должность выполняет приказы своего непосредственного начальника и руководителя корпорации.

Чтобы исключить простой рабочего процесса на время неявки сотрудника по уважительным причинам, руководитель предусматривает адекватную замену, указав должность временного сменщика.

Навыки и функционал работника

При зачислении в штат персонала нового сотрудника, директор определяет уровень квалификации соискателя, навыки и некоторые другие критерии. Начнем с описания нормативно-правовой базы, на основании которой действует работник. Здесь указывают такой список документов:

• действующее законодательство Российской Федерации;
• внутренние бумаги организации: Устав, приказы управления фирмы, распоряжения и правила поведения;
• служебное руководство;
• нормативы санитарных и противопожарных мероприятий.

Помощник руководителя должен знать основы делопроизводства и соблюдать корпоративный этикет

https://www.youtube.com/watch?v=N30ds5HnZJA

Затем управляющий описывает конкретные требования к претенденту на эту вакансию. Типовой вариант подобного руководства предполагает перечисление следующих позиций:

• знание утвержденной процедуры документооборота;
• соблюдение норм корпоративного этикета и правил компании;
• навыки ведения деловых переговоров;
• владение порядком оформления важных бумаг;
• информированность в области подачи отчетов;
• умение работать с оргтехникой;
• знание требуемого программного обеспечения для выполнения прямых обязанностей (Miсrosoft Office, 1С и другие программы);
• навыки общего делопроизводства;
• знание структуры предприятия;
• умение формирования типовых соглашений.

Высота занимаемого поста предполагает расширение этого перечня. Тут директор дополняет список, руководствуясь типичными нуждами предприятия и его спецификой деятельности.

Обязательства работника

Поскольку подобная вакансия предполагает осведомленность сотрудника во многих вопросах, находящихся в компетенции руководства, обязанности помощника генерального директора очень велики. Перечислим их в таком порядке:

1. Планирование распорядка управляющего. Такой работник ведет прием посетителей, формируя списки посещений начальства, отвечает на звонки и представляет необходимые справки в пределах своих полномочий.
2. Реализация задач технического характера. Ассистент обеспечивает нормальную деятельность руководителя, решая вопросы с транспортом, броней билетов и гостиниц, устраивает переговоры.
3. Выполнение распоряжений начальника. Этот человек обязан неукоснительно следовать приказам руководства, осуществляя необходимые выезды за пределы территории предприятия по просьбе управляющего.
4. Сопровождение руководителя. Претендент на вакансию помощника находится рядом с директором, чтобы вовремя оказать посильную помощь в подготовке документации и других вопросах.
5. Оказание содействия начальству. Такая должность предполагает участие сотрудника в переговорах и их организации. Кроме того, он обязан документировать процесс и документально оформить достигнутый результат.
6. Реализация взаимосвязи с внутренними и внешними партнерами. Референт обязан самостоятельно взаимодействовать с представителями отделов предприятия и других организаций в пределах компетенции – ведь решение некоторых общих вопросов не требуют участия первого лица фирмы.
7. Получение нужных сведений для руководителя. Ассистент директора компании ведет сбор документации по просьбе начальника, готовит необходимые наглядные пособия для проведения совещаний и деловых встреч.
8. Проведение канцелярской работы. Помощник получает, регистрирует и предъявляет директору корреспонденцию.
9. Общение с посетителями. Этот работник встречает клиентов компании и штатный персонал, ведет запись приема, улаживает вопросы, которые в силах решить самостоятельно.
10. Содействие в мелких вопросах. Референт выполняет разовые просьбы руководителя, касающиеся выполнения рабочих функций по осуществлению кадровых ротаций и уведомлению персонала.

Референт управляющего обязан выполнять распоряжения руководителя и организовывать его рабочее время

По желанию управляющего должностные обязанности помощника руководителя расширяются. В случае, когда вакансия открыта для содействия руководителю, осуществляющему реализацию временного проекта, функции референта действуют до получения конкретного результата либо окончания срока договора с таким менеджером.

Область ответственности

Стандартная инструкция ассистента управляющего содержит обязательный раздел об ответственности этого работника. Здесь допустимо избежать конкретики и обозначить общие принципы наложения взысканий за служебные нарушения согласно действующим законам.

https://www.youtube.com/watch?v=pe6eSvmDFGg

Обычно степень ответственности этого сотрудника регулирует законодательство РФ, в частности, Трудовой кодекс

Целесообразно указать, что ассистент отвечает за отказ выполнять рабочие обязанности по статьям ТК РФ. Криминальные и другие нарушения регулирует уголовное, административное либо гражданское законодательство. Кроме того, уместно указать и степень материальной ответственности такого лица.

Обычно непосредственное содержание перечней раздела соотносится с полномочиями начальства такого специалиста. Когда необходимо укомплектовать штат сразу несколькими единицами этих сотрудников для помощи управляющим разного уровня компетенции и ответственности, директор составляет типовой документ, конкретизируя особые положения в отдельных бумагах.

Должностная инструкция пишется по четким правилам с соблюдением определенного порядка разделов

Этот документ способствует облегчению задачи работника, поскольку там четко сформированы его служебные обязанности и права

Ассистент руководителя — человек, который оказывает помощь директору в технических и документальных вопросах

Помощник руководителя должен знать основы делопроизводства и соблюдать корпоративный этикет

Референт управляющего обязан выполнять распоряжения руководителя и организовывать его рабочее время

Ассистент генерального директора имеет право подать запрос на получение важных документов представителям других структурных подразделений предприятия

Обычно степень ответственности этого сотрудника регулирует законодательство РФ, в частности, Трудовой кодекс

Референт обязан уметь пользоваться оргтехникой и необходимым для работы программным обеспечением

Ассистент управляющего сопровождает руководителя на деловых переговорах и помогает ему разобраться с нужными бумагами

Помощник генерального руководителя имеет доступ к важной документации компании, поэтому такой сотрудник обязан придерживаться внутренних правил о конфиденциальности информации

Видео:Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функцииСкачать

Обязанности бизнес ассистента руководителя

Говорят, что короля делает свита. Именно свита — это несокрушимый столп, на котором держится все королевство. Без кого же нельзя обойтись любой компании? Без кого начальники и руководители не представляют работу фирмы?

Конечно же, без личных помощников. Сейчас в компаниях cуществуют различные виды административных позиций, и в них легко можно запутаться. Давайте разберемся, в чем разница между секретарем-референтом, персональным ассистентом, личным помощником, и какие должности еще существуют.

Душа с телом, как секретарь с делом

Секретарь нужен всем фирмам и компаниям. Он — незаменимый человек в офисе. На его плечи ложатся не только элементарные задачи (встретить клиентов, принести кофе), но и важные функции, помогающие ускорить работу руководителя и офиса. Основные обязанности секретаря:

• работа с документацией;
• обработка корреспонденции;
• организация телефонных переговоров.
• Секретарь — сотрудник образованный и толковый. Поэтому даже не думайте брать на эту должность человека, который:
•  не умеет работать с компьютером и оргтехникой;
• грубит и не знает элементарных правил этикета;
• не готов постоянно учиться и выполнять порой слишком однообразную и скучную работу.

Промежуточную позицию между обычным секретарем и личным помощником занимает секретарь-референт. Он работает с документацией, организует встречи, протоколирует совещания, выполняет отдельные поручения начальства. Сейчас такая должность встречается крайне редко, обычно функции секретаря-референта ложатся на личного помощника.

Личный помощник — кто это?

Если вы — руководитель крупной фирмы, то понимаете, что без личного помощника вам не обойтись. А если вы только открыли свое дело, то представьте себя во главе огромной корпорации.

Вам постоянно нужно решать массу мелких и серьезных вопросов, общаться с множеством сотрудников и клиентов.

В такой ситуации у вас есть два выхода: либо научиться клонировать себя, либо нанять личного помощника.

https://www.youtube.com/watch?v=6uyfyTr6W6A

Самое главное преимущество личного помощника — он подчиняется только вам (но это не значит, что он — ваш личный раб). Его основная обязанность — освободить начальника от любых административных и организационных проблем. Такой сотрудник должен сделать вашу работу максимально комфортной.

Ему можно поручить не только дела фирмы, но и любые мелкие задачи: бронирование путевок, покупка подарков, взаимодействие с членами вашей семьи. Перед тем, как нанять на работу личного помощника, убедитесь, что вам приятно с ним общаться. Вы должны быть с ним «на одной волне», иначе любые его действия будут вас раздражать.

Если вам нужен сотрудник, выполняющий поручения личного характера, то вам следует нанять персонального ассистента. Он будет решать вопросы, связанные только с вашей личной жизнью: организация семейных торжеств, планирование отдыха, покупка подарков и т.д.

 Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается?

Бизнес-ассистент — ваша правая рука. Если личный помощник больше занимается вашими личными вопросами, то в обязанности ассистента входит организация бизнес-процессов. Основные задачи бизнес-ассистента:

• планирование графика работы руководителя;
• ведение проектов;
• организация переговоров.

На эту должность лучше всего брать человека, который разбирается в деятельности вашей компании. Бизнес-ассистент должен уметь сам принимать решения и справляться с рабочими вопросами без вашего участия.

Немаловажное требование к ассистенту — отсутствие излишних амбиций. Удивлены? Но ничего странного здесь нет. Бизнес-ассистент должен выполнять часть работы за руководителя, а руководитель должен уметь пользоваться плодами этой работы.

Таким образом, трудится ассистент, а все лавры достаются начальнику. Человек, занимающий должность бизнес-помощника, должен быть к этому готов.

 Какой должна быть свита короля?

Вы, конечно, — не король, но свита вам нужна. Личный помощник, секретарь, бизнес-ассистент — все они должны обладать определенными качествами. Вот список основных требований, которые вы должны предъявить к сотруднику, приближенному к вам:

• Высшее образование. Секретарь не только приносит чай и кофе, он должен понимать, что происходит в компании и уметь поддержать беседу любого характера.
• Преданность. Это чуть ли не основное требование к сотруднику, который приближен к шефу. Вы должны быть уверены, что ваш помощник не будет разглашать секреты и тайны, имеющие отношение не только к фирме, но и к вашей личной жизни.
• Тактичность. Такой сотрудник должен уметь производить хорошее впечатление и на вас, и на своих коллег, и на клиентов с партнерами.
• Сообразительность. Помощник должен быстро решать любые возникающие вопросы и не перекладывать на плечи начальства то, что он в состоянии сделать сам.

Теперь вы знаете, чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника. Безусловно, сильных различий между такими должностями нет, и очень часто начальники поручают все эти задачи одному секретарю. Однако руководителям больших компаний не справится без нескольких приближенных сотрудников.

Именно поэтому появилось такое большое количество разных должностей, схожих по обязанностям. Так или иначе, решать вам: кого нанимать и какие задачи ему поручать. Главное, чтобы новый сотрудник был готов к выполнению своих обязанностей.

Недавно открыли свой бизнес или только мечтаете о прибыльном деле? Советуем присоединиться к бесплатной бизнес-игре «Твой старт». Советы профессионалов помогут вам уверенно двигаться вперед к самым заоблачным вершинам!

blog/chem-otlichaetcya-biznes-assistent-ot-lichnogo-pomocshnika/

Помощник руководителя

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Актуальность и перспективы развития данной должности

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя.В связи с расширяющимися связями между предприятиями, активном использовании новых технологий в повседневной жизни и работе, необходимостью постоянно находится на связи с партнерами по бизнесу многие предприниматели вынуждены обзаводиться помощниками.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

• близость к начальству;
• постоянный доступ к актуальной информации;
• возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
• возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
• работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

• частые командировки;
• ненормированный рабочий график;
• нахождение в стрессовой ситуации;
• эмоциональные срывы начальства;
• необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Видео:Как пройти собеседование на должность "Ассистент руководителя" | Анна ГуссСкачать

Помощник руководителя обязанности и требования

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется.

Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста.

Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник.

  Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.

• Заместитель гендиректора.

  Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса.

В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться.

В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.

• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.

• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.

• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

• Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
• Право на получение необходимых сведений.
• Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

• Невыполнение должностных инструкций.
• Действия, нарушающие законы РФ.
• Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

• Проактивность, работа на опережение.
• Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
• Предотвращение сложностей.
• Универсальность.
• Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
• Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.

• Способность работать с информационными потоками.
• Умение соблюдать конфиденциальность.
• Способность системного анализа ситуации.
• Способность предложить сразу нескольких решений.
• Владение ПК на среднем и высоком уровне.

• Знание основ тайм-менеджмента.
• Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
• Дипломатичность.
• Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
• Оперативная работа с большими объемами информации.
• Хорошая память.

• Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу.

Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Статьи по теме

Личный помощник руководителя является важной фигурой в организации и фактически является правой рукой. Он всегда в курсе всех важных событий и мероприятий, а также местонахождения своего непосредственного руководителя.

Вместе с тем, на него возлагается большая ответственность, справиться с которой поможет наличие определенных навыков.

В данной статье мы рассмотрим должностные обязанности личного помощника и качества, необходимые для данной работы.

Из данной статьи вы узнаете:

• кто такой личный помощник руководителя;
• длжностные обязанности;
• личные качества;
• профессиональные качества.

Кто такой личный помощник руководителя

Итак, личный помощник руководителя — кто это? Данная должность на российском рынке труда возникла сравнительно недавно. Исходя из должностных обязанностей, можно резюмировать, что личный помощник является тем же секретарем руководителя, но с расширенными обязанностями.

https://www.youtube.com/watch?v=jdVdKMQoG8g

Дело в том, что работа личного ассистента не ограничивается только обязанностями секретаря: к ним также добавляются обязанности по планированию графика, организации мероприятий и т.д.

Можно сказать, что основной долг личного помощника — это разгрузка руководителя.

То есть именно личный работник выполняет большую часть работы руководителя (рамки, естественно, определяются каждым начальником индивидуально).

Бывают даже такие случаи, когда ассистент руководителя является, фактически, заместителем, учитывая работу, которую он выполняет. В большинстве случаев круг обязанностей личного помощника, закрепленных в должностной инструкции, значительно меньше, чем на практике.

🔍 Видео

Курс обучения "Помощник руководителя (Бизнес ассистент)" - 10 навыков эффективного помощникаСкачать

ВАКАНСИЯ "АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ". ПОМОЩНИК, СЕКРЕТАРЬ. ТРЕБОВАНИЯ К СОИСКАТЕЛЮ. РАБОТА В ПЕТЕРБУРГЕСкачать

Зачем бизнесмену нужен личный помощник?Скачать

Чем отличается Секретарь, Ассистент и Помощник? Карьера ассистента и помощникаСкачать

Как выбрать персонального помощника? Функции персонального помощникаСкачать

Митап: Кто такой бизнес-ассистент? Елена ШаимоваСкачать

Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?Скачать

Что делает ассистент и какие у него задачи?Скачать

Самая востребованная профессия НА ДОМУ? Профессия "Ассистент руководителя"Скачать

Начинающий руководитель: что важно сделать первым делом? / Александр ВысоцкийСкачать

Как стать бизнес - ассистентом? [Моя история]Скачать

Как продать себя на собеседовании? Техника, которая поможет вам получить работу. Самопрезентация.Скачать

Курс обучения "Секретарь-референт" - 10 советов от профессиональных секретарейСкачать

Помощник руководителя. Кто это такой и зачем на самом деле нужен?Скачать

8 вопросов будущему руководителю / Как провести собеседование на должность руководителя?Скачать

3 секрета, как пройти собеседование на 100 (от HR руководителя)Скачать

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ, КОТОРЫЙ НУЖЕН ТЕБЕ! ВСЕ ВИДЫ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ!Скачать