+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

Содержание

10 стратегий по управлению взаимоотношениями с поставщиками (SRM) – Автоматизация бизнеса, Управление закупками, Электронные торговые площадки

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

Говоря простым языком, управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) означает взаимодействие и управление сторонними поставщиками, которые предоставляют товары, материалы и услуги вашей организации. Это звучит достаточно просто — вы выбираете поставщиков, которые являются экономически эффективными и с которыми легко работать, чтобы придать отношениям большую ценность.

Разумеется, как и в большинстве современных бизнес-практик, на деле все оказывается намного сложнее.

За последние несколько лет управление поставщиками претерпело значительные изменения из-за роста технологий и глобальных масштабов экономики.

Выбор поставщиков настолько велик, что трудно выбрать наиболее подходящего, но использование новых стратегий для оптимизации вашей системы управления поставщиками может очень помочь.

Мы обсудим это, но, чтобы дать всестороннее понимание SRM, обратимся к истокам.

Концепция SRM была впервые введена в 1983 году консультантом McKinsey Питером Краличем в статье в Harvard Business Review под названием «Закупки должны стать управлением поставками».

«Вместо того, чтобы просто следить за текущими событиями, менеджмент должен научиться делать вещи с выгодой для себя. Для этого требуется не что иное, как полное изменение перспективы: от закупок (оперативная функция) к управлению поставками (стратегическая)», — написал Кралич.

Это важно для понимания SRM. Отношения должны быть стратегическими, они должны быть ориентированы на рост. Это то, что менеджеры и старшие сотрудники не должны забывать, не важно, покупают они физические материалы или программное обеспечение.

Позже, в 1998 году, в исследовании под названием «Эмпирическое исследование развития поставщиков: реактивные и стратегические процессы» исследователь Дэниел Краузе выделил два подхода к процессу управления поставщиками:

Реактивный подход — компании начинают управлять отношениями с поставщиками только тогда, когда возникают неприятные ситуации, и пытаются выяснить, как улучшить работу ненадежных поставщиков. Этот подход требует большого количества времени и ресурсов, которые лучше потратить на более важные бизнес-процессы.

Стратегический подход — управление отношениями с поставщиками начинается еще до подписания договора, чтобы обеспечить конкурентное преимущество компании в долгосрочной перспективе. Это ориентированный на будущее подход, который может привести к успешным отношениям даже на ранних стадиях.

Стратегический подход к управлению взаимоотношениями с поставщиками всегда был ключом к успешному бизнесу, который полагается на сторонних поставщиков, независимо от отрасли.

Например, сделав долгосрочные отношения со своими поставщиками неотъемлемой частью своей стратегии цепочки поставок, Эпл приобрела заслуженную репутацию мирового лидера в управлении цепочками поставок и обеспечила бесперебойную доставку в огромных количествах при запуске новых продуктов.

В этой статье мы рассмотрим стратегии, которые помогут вам улучшить отношения с поставщиками и оптимизировать рабочий процесс SRM.

Во-первых, давайте посмотрим, с какими типами поставщиков может работать бизнес:

  • Оптовики и дистрибьюторы. Оптовики закупают большое количество товаров оптом, а затем перепродают их в меньших количествах по более высокой цене за единицу. Как правило, они предлагают самые низкие цены, потому что они продают большими партиями, а с небольшими заказами работают неохотно.
  • Производители и поставщики — это поставщики, которые могут продавать товары нескольких разных компаний. Цены могут быть выше, чем у оптовиков, но они обрабатывают небольшие заказы от широкого круга производителей в течение относительно короткого периода времени.
  • Источники импорта — отечественные импортеры могут работать как местные оптовые продавцы и продавать иностранные товары предприятиям.
  • Конечно, есть и другие типы поставщиков, но для целей этого поста лучше упростить. Но независимо от того, с какими типами поставщиков работает ваша компания, все они будут важны. Поставщики могут оказать огромное влияние на процессы компании. Поставщики играют центральную роль в увеличении доходов, и это никогда не следует игнорировать. Возможность работать с надежными, качественными поставщиками может помочь бизнесу расти. Ненадежные поставщики могут создавать узкие места в вашем рабочем процессе и оказывать большее негативное влияние на клиентов и потребителей, чем вы можете представить.Теперь давайте перейдем к некоторым стратегиям и решениям SRM.

    Решения и стратегии управления поставщиками для улучшения отношений

    Наличие долгосрочных, доверительных отношений с зарекомендовавшими себя поставщиками должно быть основной целью любого бизнеса, который стремится добиться успеха на рынке, поэтому давайте выясним, какие стратегии могут помочь достичь этого.

    1. Ваши поставщики не просто поставщики

    Они ваши партнеры, и это партнерство должно основываться не только на финансовых операциях, но и на взаимном доверии и лояльности. Пусть ваши поставщики почувствуют себя частью вашего бизнеса. Расскажите им о своих процессах, таких как выпуски новых продуктов и рекламные акции, прислушайтесь к их проблемам.

    2. Технологии упрощают управление отношениями с поставщиками

    Инвестируйте в программное обеспечение для управления поставщиками, чтобы отслеживать информацию о ваших поставщиках в одном месте. Вы даже можете пойти дальше и установить расширенное программное обеспечение для управления заказами, которое вы можете использовать для создания, обработки и отслеживания заказов у ваших поставщиков. Некоторые программные решения, такие как PurchaseControl, интегрируют эти функции управления поставщиками в одну платформу.

    3. Поймите, что своевременные платежи имеют решающее значение

    Если вы не хотите терять своих поставщиков, для начала убедитесь, что вы платите им вовремя. Таким образом вы докажете, что вы надежный клиент и с вами легко работать. Если по какой-либо причине вы не можете произвести платеж в согласованную дату, то как можно скорее сообщите поставщику, когда он может ожидать платеж. Поставщики любят своевременные платежи так же, как вы любите своевременные действия с их стороны. Это действительно настолько просто.

    4. Отношения должны быть крепкими и глубокими

    Убедитесь, что поддерживаете прочную и регулярную связь с каждым из ваших поставщиков. Регулярно информируйте их о своих стратегиях и планах, чтобы они знали, как они вписываются и как могут помочь, спланировать и извлечь выгоду из этих планов. Сделайте их своими партнерами. Если вы цените их работу, покажите им это. Если что-то не работает, также дайте им знать. Более прочные, глубокие отношения с четким и частым общением позволяют этим отношениям стать более органичными.

    5. Цена — это то, что вы платите, ценность — это то, что вы получаете

    Нет ничего лучше для увеличения вашей прибыли, чем получение качественных услуг или материалов по правильной цене. Если у вас есть финансовая гибкость, используйте ее. Вы можете купить оптом и получить лучшую цену, но у вас будет больше запасов на балансе, или вы можете договориться с продавцом заранее, чтобы получить большую скидку. Иногда лучше переплатить, потому что поставщик предоставит вам лучший сервис, который окупится, ведь вам понадобится меньше времени для управления, или потому что поставщику можно доверить доставку вашему клиенту напрямую.Как отмечалось в предыдущем разделе, отношения важны, но вы не должны держаться за поставщика только потому, что он вам нравится. Выберите наиболее эффективные услуги для вашего бизнеса и поймите, что эффективность — это продукт, а не просто стоимость.

    6. Подробные соглашения облегчают отношения с поставщиками

    Если вы закупаетесь у поставщика на регулярной основе, вам необходимы соглашения об отношениях. Запишите все, что обе стороны ожидают от совместного партнерства. Это могу быть описание товара или услуги, цена, условия доставки, условия оплаты, связь и т. д. А затем попросите обе стороны подписать соглашение.Это может быть простой или сложный документ в зависимости от ваших бизнес-требований. Хорошо задокументированное соглашение об отношениях с поставщиками уменьшит вероятность путаницы или споров. Часто хорошей идеей является создание блок-схемы или колоды , чтобы объяснить процесс вашей команде, чтобы каждый знал свои обязанности и мог понять, что что-то не так в рабочем процессе.

    7. Оцените риски

    Всегда оценивайте риски работы с поставщиком, особенно если у вас сложная цепочка поставок. Попросите ссылки, примеры их предыдущих работ, узнайте, как долго они в бизнесе, уточните области знаний, спросите, как они справляются с кризисом, что они делали в последний раз, когда им приходилось иметь дело с кризисом и т. д. У них конкурентоспособные цены? У них есть нужный вам опыт? Есть ли у них возможность обрабатывать ваши заказы? Они финансово устойчивы? Это лишь некоторые из вопросов, которые вы должны задать. Возможно, у выбранного вами поставщика не самые низкие цены, но он гарантирует 100% своевременную доставку с предложением возврата денег; вы можете с этим смириться, потому что вся цепочка настолько же сильна, насколько ее самое слабое звено, и, если ваш поставщик подведет вас, вся цепочка поставок может оказаться под угрозой, что может повлиять на вашу доставку заказчикам.В бизнесе все может оказаться сложнее, но оценка профиля риска поставщиков вместе с хорошим соглашением об отношениях поможет снизить риски и быть готовыми к любым чрезвычайным ситуациям в партнерстве с вашими поставщиками, что может помочь свести к минимуму перебои в работе вашего бизнеса.

    8. Отдельный процесс SRM — это достойное вложение

    В соответствии с отчетом о состоянии глобальных исследований SRM за 2021 год, подготовленным State of Flux, люди и их навыки работы с ядром являются основой SRM, поэтому вам нужен целый отдел для управления отношениями с поставщиками, специальный менеджер по работе с поставщиками, ведь, даже если это только часть чьих-то обязанностей, наличие людей в вашей организации, которые несут ответственность за SRM, имеет важное значение.Задокументируйте процесс, который поможет вашей команде управлять поставщиками. В большой организации он может включать в себя блок-схемы, СОП, документы и соглашения или это будет просто документ на 2–4 страницы, который охватывает все пункты соглашения для вас и поставщика. Убедитесь, что все шаги выполнены и документы подписаны после завершения.В отчете также говорится, что 37% специалистов по работе с поставщиками имеют более высокий уровень взаимодействия с поставщиками, когда они взаимодействуют с ними таким образом. Создается более прочная связь с поставщиком, где обе стороны заинтересованы в максимальных результатах, и, в свою очередь, это помогает расширять ваш бизнес и сокращать ненужные перерывы в работе, которые могут стать серьезной потерей времени для других бизнес-драйверов.

    9. Не все поставщики равны, мыслите глобально — действуйте локально

    По мере того, как мир становится все более связанным, мы чаще сталкиваемся с поставщиками, находящимися все дальше — по всей стране или по всему миру. Каждый город, штат или страна имеет свои правила, законы и терминологию. Например, слово «вендор» чаще используется в США, в то время как «поставщик» — в Великобритании. А в Бразилии и многих странах Южной Америки каждый документ должен быть проштампован физически при получении.Если некоторые из ваших поставщиков находятся в другой стране, вам и вашим специалистам по SRM следует учитывать культурные различия при общении с этими поставщиками. Отношение к работе всегда варьируется от культуры к культуре, поэтому знайте об этом и убедитесь, что для вас это нормально. Вам также следует учитывать разницу в валюте, ставках НДС и других финансовых моментах. Наконец, учтите разницу во временных поясах, помните о времени, когда поставщик доступен для связи.

    10. Самое главное – вовлечь всех в процесс

    Важно иметь процесс управления взаимоотношениями с поставщиками, но критически важно привлечь всех членов вашей организации.Согласно отчетам American Express и AT Kearney, 533 миллиарда долларов в год расходуется за пределами надлежащих каналов закупок, это называется индивидуальными расходами, и это означает, что закупки не осуществляются в соответствии с соглашениями, заключенными с поставщиками, что приводит к дополнительным расходам. В частности, указывалось, что, хотя 95% опрошенных фирм имели списки поставщиков, только 50% из них имели системы закупок.В отчете определены три ключевых возможности управления расходами:

    • 1. Соответствие: улучшение контроля для обеспечения закупок у предпочтительных или контрактных поставщиков с использованием решения для закупок.
    • 2. Прозрачность управления расходами: если в процесс вовлечены не все, это означает нехватку данных и, следовательно, плохую видимость расходов. Если вы не знаете, сколько тратится с какими поставщиками, и детали того, что покупается, невозможно точно оценить, получаете ли вы хороший сервис или цены, и трудно сравнивать поставщиков.
    • 3. Эффективность автоматизации: одной автоматизации недостаточно. Привлечение всей компании, обучение и использование лучших практик – вот приоритетная возможность.

    Как улучшить рабочий процесс SRM

    Компании не должны недооценивать управление отношениями с поставщиками, если они хотят быть успешными. Каждая копейка, сэкономленная в эффективном управлении поставщиками, идет прямо в прибыль. Экономию времени и затрат не следует недооценивать.

    Наличие процесса, следование наилучшей практике и использование программного обеспечения для управления расходами поможет вам упростить управление отношениями с поставщиками. Ваши сотрудники получат четкие рекомендации по закупкам и смогут тратить больше времени на выполнение своих ключевых обязанностей.

    Также это даст вашей компании понимание, необходимое для продолжения анализа и повышения ценности ваших поставщиков для вашей организации.

Источник: https://FogSoft.ru/press_center/articles/10-stratigij-po-upravleniyu-vzaimootnosheniyami-s-postavshikami/

Принципы, условия и схемы работы с поставщиками

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

г. Санкт-Петербург, «27» июня 2021г.

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую Интернет-магазин ООО “ЭКОЛАЙФ”, расположенный на доменном имени proecolife.ru, может получить о Пользователе во время использования сайта Интернет-магазина, программ и продуктов Интернет-магазина.

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТЕРМИНОВ

1.1. В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:

1.1.1.

«Администрация сайта Интернет-магазина (далее – Администрация сайта) » – уполномоченные сотрудники на управления сайтом, действующие от имени Название организации, которые организуют и (или) осуществляет обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.1.2. «Персональные данные» – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

1.1.3.

«Обработка персональных данных» – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» – обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.1.5. «Пользователь сайта Интернет-магазина (далее Пользователь)» – лицо, имеющее доступ к Сайту, посредством сети Интернет и использующее Сайт интернет-магазина.

1.1.6. «Cookies» — небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.

1.1.7. «IP-адрес» — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, построенной по протоколу IP.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Использование Пользователем сайта Интернет-магазина означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.

2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта Интернет-магазина.

2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется только к сайту Интернет-магазина Название магазина. Интернет-магазин не контролирует и не несет ответственность за сайты третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на сайте Интернет-магазина.

2.4. Администрация сайта не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем сайта Интернет-магазина.

3. ПРЕДМЕТ ПОЛИТИКИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации сайта интернет-магазина по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет по запросу Администрации сайта при регистрации на сайте интернет-магазина или при оформлении заказа для приобретения Товара.

3.2. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения регистрационной формы на Сайте интернет-магазина Название магазина в разделе Название раздела и включают в себя следующую информацию:

3.2.1. фамилию, имя, отчество Пользователя;

3.2.2. контактный телефон Пользователя;

3.2.3. адрес электронной почты (e-mail);

3.2.4. адрес доставки Товара;

3.2.5. место жительство Пользователя;

3.2.6. и другие данные.

3.3. Интернет-магазин защищает Данные, которые автоматически передаются в процессе просмотра:

• IP адрес;

• информация из cookies;

• информация о браузере (или иной программе, которая осуществляет доступ к показу рекламы);

• время доступа;

• адрес страницы, на которой расположен рекламный блок;

• реферер (адрес предыдущей страницы);

• и другие данные.

3.3.1. Отключение cookies может повлечь невозможность доступа к частям сайта Интернет-магазина, требующим авторизации.

3.3.2. Интернет-магазин осуществляет сбор статистики об IP-адресах своих посетителей. Данная информация используется с целью выявления и решения технических проблем, для контроля законности проводимых финансовых платежей.

3.4. Любая иная персональная информация неоговоренная выше (история покупок, используемые браузеры и операционные системы и т.д.) подлежит надежному хранению и нераспространению, за исключением случаев, предусмотренных в п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики конфиденциальности.

4. ЦЕЛИ СБОРА ПЕРСОНАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1. Персональные данные Пользователя Администрация сайта интернет-магазина может использовать в целях:

4.1.1. Идентификации Пользователя, зарегистрированного на сайте Интернет-магазина, для оформления заказа и (или) заключения Договора купли-продажи товара дистанционным способом с Название интернет-магазина.

4.1.2. Предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайта интернет-магазина.

4.1.3. Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования Сайта интернет-магазина, оказания услуг, обработка запросов и заявок от Пользователя.

4.1.4. Определения места нахождения Пользователя для обеспечения безопасности, предотвращения мошенничества.

4.1.5. Подтверждения достоверности и полноты персональных данных, предоставленных Пользователем.

4.1.6. Создания учетной записи для совершения покупок, если Пользователь дал согласие на создание учетной записи.

4.1.7. Уведомления Пользователя Сайта интернет-магазина о состоянии Заказа.

4.1.8. Обработки и получения платежей, подтверждения налога или налоговых льгот, оспаривания платежа, определения права на получение кредитной линии Пользователем.

4.1.9. Предоставления Пользователю эффективной клиентской и технической поддержки при возникновении проблем связанных с использованием Сайта интернет-магазина.

4.1.10. Предоставления Пользователю с его согласия, обновлений продукции, специальных предложений, информации о ценах, новостной рассылки и иных сведений от имени Интернет-магазина или от имени партнеров Интернет-магазина.

Источник: https://proecolife.ru/articles/kak-naladit-uspeshnoe-sotrudnichestvo-s-postavshchikami/

Работа с поставщиками: стратегия, контроль, требования

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

Закупаемое сырье и материалы составляют значительную часть в структуре себестоимости выпускаемой продукции.

Логично, что вопросы материально-технического снабжения находятся в зоне постоянного контроля экономических служб и топ-менеджеров любой производственной компании.

Чтобы повысить эффективность закупок и логистики, нужно найти надежных поставщиков и наладить с ними партнерские взаимоотношения.

Стратегические цели взаимодействия с поставщиками

Чтобы поставщики не поставили компанию в сильную зависимость от себя, не навязывали невыгодные условия, вырабатывают стратегию взаимоотношений с поставщиками.

Представим стратегию, которая широко применяется на практике, которая основана на выборе надежных поставщиков для долгосрочного сотрудничества.

Главные стратегические цели — стимулирование выгодных условий партнерства и ограничение рыночной власти поставщиков (рис. 1).

Реализация стратегических целей обеспечит компании стабильную прибыль, исполнение обязательств перед деловыми партнерами и сотрудниками, минимизирует потери от простоев производства, замораживания денежных средств в предоплатах или завышенных партиях закупки.

Чтобы реализовать поставленные цели, построить отношения с поставщиками на принципах партнерства и сотрудничества, нужно выполнить несколько этапов работ. Рассмотрим их.

Этап 1. знакомство со стратегией и обучение сотрудников

Знакомим сотрудников, связанных с закупками, со стратегией взаимоотношений с поставщиками. Важно убедиться в их готовности воплощать стратегические цели и задачи. Речь идет не только об отделе снабжения, но и смежных службах (казначейство компании, производственные цеха, склад, бухгалтерия).

Этап 2. выбираем показатели для контроля

Выбираем целевые показатели, которые позволят контролировать динамику следования стратегии (табл. 1). Их должно быть не более 10. Это позволит четко понимать цели, исключит манипулирование с целью накручивания премий и бонусов для отделов.

Стратегические показатели нужно ежеквартально и ежегодно контролировать, фиксировать факты достижения/недостижения установленного уровня, принимать корректирующие меры.

Рассмотрим отдельные показатели табл. 1:

  • объем закупок на одного специалиста по снабжению — прогнозируется незначительный рост на перспективу. Нужно увязать его с другими показателями (рост объемов производства на тот же период и штатная численность отдела). Важно добиться эффективной работы персонала даже при высоких объемах закупок (например, автоматизировать процесс закупок, использовать электронные торги);
  • снижение затрат на транспортирование продукции. Актуально в случае, если планируется смена одного вида транспорта на другой, и для железнодорожных перевозок. В качестве показателя можно взять все затраты, связанные с транспортировкой, или затраты на транспортировку единицы стратегического вида сырья;
  • показатель объема дефектных (забракованных) поставок должен стремиться к нулю. Достигается через выполнение комплекса мер:

– заказ только качественной продукции у соответствующего поставщика;

– подробное отражение в договоре характеристик качества, гарантийных условий, порядка замены дефектной продукции, штрафных санкций;

– действенные процедуры приема-передачи;

– работающие регламенты по входному контролю и т. д.;

  • наличие большого количества долгосрочных контрактов — гарантия выгодных условий оплаты и формирования зависимости поставщика от компании;
  • автоматизация заказа продукции у поставщика делает закупки прозрачными, позволяет вести контроль и анализ. По такому пути идут многие торговые сети. Расширенные аналитические возможности, инструменты по рациональному управлению базой поставщиков, инструменты электронного взаимодействия с поставщиками многих программных решений позволяют повышать качество снабжения и снижать риск срыва поставок.
  • поставщиков делят на группы в зависимости от объемов закупки и других экспертных оценок по качеству работ. Группа А — надежные партнеры, поэтому в стратегическом плане предусмотрено увеличение количества поставщиков данной группы.

Этап 3. анализируем объемы закупок по поставщикам

Такой анализ позволяет увидеть главных поставщиков, вклад каждого поставщика, изменение динамики закупок за заданный период времени (важно для классификации поставщиков).

Стоимость материалов — это не всегда полная стоимость. Часто заказчик оплачивает перевозчику доставку отдельно, что обязательно нужно учитывать.

Для простоты примера (табл. 2) все поставщики разделены на две группы:

  • закупки выше среднего (ячейки выделены зеленым цветом);
  • закупки у данного поставщика ниже среднего (серый цвет ячеек).

Важная деталь: в зависимости от специфики можно применять другие группировки:

  • до 100 тыс. руб.;
  • до 1 млн руб. и т. д.

Анализ объема произведенных закупок, представленный в табл. 2, позволяет сделать следующие выводы:

  • ООО «Кристалл» — закупки в отчетном году составили 5800 тыс. руб., что выше среднего (3336 тыс. руб.). Объем поставок составил 128,89 % от прошлого года, рост на 1300 тыс. руб. Это пример партнерского взаимодействия. Компании могут помогать друг другу: предоставить отсрочку или сделать предоплату, совместно реализовывать долгосрочную стратегию;
  • ООО «Галактика» — объем закупок выше среднего, в течение двух лет на одном уровне (3600 тыс. руб.);
  • ООО «Агрегат» — закупки ниже среднего, снизились с 503 тыс. руб. прошлого года до 20 тыс. руб. в отчетном году. Так обычно выглядит оппортунистический тип отношений с поставщиком. Главный плюс в работе с такими поставщиками:

– простота смены поставщика, если компанию перестанут удовлетворять качество, цена или сам продукт;

– оперативные срочные поставки недорогих материалов.

Е. С. Панченко, бизнес-консультант

Источник: https://www.profiz.ru/peo/2_2021/rabota_s_postavshhikami/

Как наладить эффективное взаимодействие между отделами — советы и кейсы | Rusbase

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

Эффективное взаимодействие между подразделениями важно не меньше, чем командная работа в коллективе. Без него компания не может работать как единый механизм, а сотрудники чувствуют себя в информационном вакууме. Это снижает эффективность и мотивацию персонала, а также затрудняет реализацию любых проектов.

Хотите наладить взаимодействие отделов, но не знаете, с чего начать? Наталья Колосова, директор департамента по работе с персоналом Xerox Евразия, делится практическими советами, проверенными на опыте компании.

Как наладить эффективное взаимодействие между отделами — советы и кейсы Наталья Колосова

Для начала важно понять, в каких случаях командная работа подразделений необходима, а в каких — не так нужна и не влияет на бизнес-результаты.

Важнее всего наладить взаимоотношения между подразделениями, совместная работа которых приносит максимальную отдачу в масштабах компании. Например, продажи и маркетинг или продажи и финансы.

При этом в большинстве других случаев диалог лучше изоляции. Но как же его выстроить? Об этом мы и поговорим.

Подберите инструменты

Залог успеха во взаимодействии подразделений — единые цели и общее информационное поле. Конечно, этого не добьешься одной убедительной речью CEO — нужен целый комплекс инструментов.

Встречи с руководителями и сотрудниками

Один из самых популярных и действительно работающих инструментов — встречи генерального директора с директорами департаментов и руководителями отделов.

Это отличная возможность напрямую сообщить им о результатах деятельности компании и текущих проектах, обсудить планы на будущее и решить возникшие вопросы.

Потом руководители могут быстро и легко передать информацию вниз по цепочке «начальник — подчиненный» так, чтобы в конечном итоге эти сведения дошли до каждого сотрудника.

Что касается нашей компании, мы собираем раз в квартал всех руководителей первой и второй линии, чтобы рассказать им о планах компании, статусе их реализации, крупных проектах и достижениях.

Для руководителей подразделений продаж и маркетинга мы проводим встречи раз в месяц, чтобы показать и обсудить наш бизнес-прогресс и дальнейшие шаги, а также поделиться опытом удачных проектов. Это способствует открытому диалогу и обмену опытом между подразделениями, помогает сотрудникам расширять круг контактов и узнавать о самых эффективных подходах к работе.

Сотрудники компании

Встречи линейных сотрудников с непосредственными руководителем — базовая и одна из самых значимых составляющих в управлении командой. Этот инструмент позволяет поддерживать на необходимом уровне осведомленность сотрудников о внутренних процессах, результатах и планах, ответить на вопросы, выявить сложности и скорректировать дальнейшую работу.  

В нашей компании таким встречам отдается высокий приоритет. Хотя у нас много офисов по всей стране и в странах СНГ, мы выстраиваем слаженное взаимодействие между подразделениями с помощью современных средств связи. Высокие технологии и общие для регионов мероприятия решают проблему расстояний.

Культура проектной работы

Очень полезно объединять сотрудников из разных отделов для работы над общими проектами.

  • Во-первых, такая работа сближает и сплачивает.
  • Во-вторых, специалисты из разных отделов могут привнести в проект свои уникальные компетенции.

Благодаря этому обмен опытом происходит не только внутри отдельных команд, но и на уровне всей компании. Например, у нас около двух лет действовала мотивационная программа «бонус за идею». За это время сотрудники подготовили порядка 15 крупных предложений по улучшению бизнес-процессов. Например, была разработана стратегия внутренних коммуникаций компании.

Другой пример: была проведена оптимизация документооборота, которая помогла сократить количество ошибок, объем расходов и воздействие работы с документами на экологию.

Внутренняя ротация персонала

Достичь большей информационной открытости помогает практика перехода сотрудников из одного департамента в другой. Так, наша компания открыто говорит о возможности горизонтального, межфункционального карьерного развития и дает сотрудникам возможность проявить себя в разных подразделениях.

Такая политика не только поддерживает постоянный приток свежих идей и предотвращает «выгорание» персонала, но и мотивирует сотрудников больше узнавать о работе других подразделений, чтобы планировать свою карьеру.

Политика «открытых дверей»

Нередко тесному взаимодействию подразделений мешает отсутствие культуры свободного общения между сотрудниками разных уровней. Решить эту проблему помогает политика «открытых дверей».

В офисе компании

Например, в нашей компании один сотрудник всегда может задать вопрос другому, независимо от его должности и отдела. Рядовой служащий гарантированно получит ответ в течение трех дней, даже если обратится к директору другого департамента.

Внутренний информационный портал

Сетевые ресурсы также могут способствовать формированию эффективного взаимодействия между подразделениями. На внутреннем портале компании каждый сотрудник может узнать, чем занимаются департаменты и как распределяются обязанности в компании.

Развлекательные мероприятия

Наконец, далеко не последнюю роль играют развлекательные мероприятия. Например, наша компания каждый год проводит «День спорта». На нем сотрудники из разных подразделений получают отличную возможность пообщаться в неформальной обстановке, чтобы не только поделиться профессиональным опытом, но и лучше узнать друг друга. После этого им становится комфортнее общаться и на работе.

Решите проблемы в коммуникациях

При организации взаимодействия подразделений главное не избегать проблем, а быстро и эффективно с ними справляться.

  1. Убедитесь, что коммуникация в компании выстроена максимально эффективно и проходит по цепочке от руководителей к подчиненным. Кажется, что делиться информацией — это несложная и очевидная задача каждого руководителя. Но практика показывает, что менеджеры часто смещают фокус в сторону решения бизнес-задач и относят на второй план обсуждение c командой целей, стратегии, планов и результатов работы компании. Такой подход стоит корректировать, ведь бизнес-результаты каждого отдельного сотрудника (или команды) напрямую зависят от того, насколько хорошо он понимает происходящее в компании.
  2. Взаимодействие подразделений может затрудняться из-за разницы в поведении разных поколений. Многие люди старшего возраста привыкли держаться обособленно и не обращаться к коллегам за помощью без крайней необходимости, в то время как молодое поколение иногда даже слишком активно вовлекается в коммуникации. Постарайтесь поощрять активность первых и направлять энергию вторых в правильное русло.
  3. Некоторые сотрудники не считают нужным обмениваться опытом и взаимодействовать с другими подразделениями. Обычно они объясняют это тем, что в их прямые обязанности не входят подобные задачи. Если вы сталкиваетесь с этой особенностью, постарайтесь вовлекать таких сотрудников в проекты и давать им больше информации о работе компании. Поощряйте участие в командных активностях и обращайте их внимание на то, как для них важно «быть в курсе» при выполнении рабочих задач.
  4. Встречаются и сотрудники, которые очень ревностно относятся к своей работе и отказываются делиться информацией с другими. Постарайтесь объяснить им, какую выгоду может принести обмен полезными для работы сведениями и почему это важно в масштабе компании и для профессионального развития. При этом учитывайте, что причина такой закрытости может быть связана как с личными особенностями сотрудника, так и с обрывом коммуникации со стороны его руководства.
  5. Многие компании намеренно поощряют соперничество между отделами, чтобы повысить эффективность их работы. Но практика показывает, что такой подход может привести к ненужным конфликтам, нежеланию делиться информацией и снижению эффективности работы. Поэтому вместо соперничества развивайте в компании соревновательный дух, побуждая отделы не «воевать» между собой, а вырываться вперед и достигать большего. При таком подходе у сотрудников будет больше мотивации и интереса к работе, и никто не окажется в положении проигравшего.

Общими усилиями к большим результатам

Командная работа имеет огромное значение в бизнесе как на уровне отдельных сотрудников, так и на уровне отделов и департаментов. Стимулируйте обмен информацией в компании, снимайте барьеры, не закрывайте глаза на проблемы — и результаты не заставят себя ждать.

Материалы по теме:

Пост-миллениалы: как правильно работать с новым поколением сотрудников

Хотите переехать в виртуальный офис? Эти советы помогут вам организовать работу сотрудников

«Умные» бизнес-центры начнут массово строить в России уже через 10 лет»: как будут выглядеть офисы будущего

«Не каждого специалиста можно удержать высокой зарплатой»: как сделать так, чтобы сотрудники оставались надолго в компании

Как не сгореть на работе: почему неэффективны сотрудники, работающие на износ

Источник: https://rb.ru/opinion/otdely/

Правила работы с поставщиками – 10 секретов

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

Продолжаем делиться секретами ведения бизнеса. Сегодня говорим о поставщиках товаров. Очень часто именно они – самое слабое звено в работе интернет-магазина или оффлайн-точки. Рассказываем о том, как обращать ошибки поставщиков в свою пользу, выбивать из них скидки и заставлять правильно работать.

Секрет 1 – договор всему голова

Чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договор. “Ой, удивили” – наверняка скажете вы. Это и так понятно – куда без договора-то. Не налоги посчитать, не перевод сделать. Это все, конечно, хорошо, но сейчас мы немного о другом.

В большинстве случаев между сторонами заключается совершенно стандартный рамочный договор. Этот обязан возить товар, а тот его оплачивать. Больше того – договор обычно составляет именно поставщик. Естественно, под себя – с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. А вы его в лучшем случае просто читаете и то через слово.

Так делать нельзя. Внимательно прочитайте договор и посмотрите, какие моменты для вас неудобны. Их можно и нужно обсудить с контрагентом и по возможности исправить. Например, увеличить сроки оплаты товара. Так у вас в обороте будет больше денег. А еще договор следует дополнить следующими пунктами, если их там нет:

  • ответственность поставщика за срыв сроков. Самый распространенный случай – когда поставщик должен был привезти товар сегодня, а привез через несколько дней. Бороться с этим бесполезно. Менеджеры будут мычать и извиняться, говорить, что такое больше не повторится, но все останется по-старому. А раз проблему не искоренить, так почему бы на ней не заработать? Пропишите в договоре неустойку за каждый день просрочки. Пустячок, а приятно. Задержал поставку – заплатил копеечку;
  • ответственность за поставку не того, что заказали. Тоже бывает сплошь и рядом. Подход тот же – неустойка за каждый случай. Или за задержку поставки – за столько дней, сколько будут везти то, что нужно;
  • условия замены и возврата некондиции. Или бракованных изделий. На таких вещах вы тоже теряете время, а самое главное – доверие клиентов. Так вот пусть за это тоже отвечает поставщик – переложите на него ответственность, прописав пункт в договоре.

Общий посыл такой: не надо подмахивать договор с поставщиком не глядя. Предусмотрите как можно больше его косяков и пропишите ответственность за них в договоре.

Секрет 2 – не храните все яйца в одной корзине

Это называется модным словом “диверсификация поставок”. Прямо как на газовом рынке Европы: чем больше поставщиков, тем лучше. Не привез один – привезет другой. Многие допускают такую ошибку: найдут одного-двух контрагентов и цепляются за них, как утопающий за соломинку. Вроде давно работаем, все привычно и понятно – зачем что-то менять?

Не делайте так. Поверьте – поставщиков много и все они борются за рынок. То есть за вас. На первых порах поработайте с несколькими поставщиками по разным позициям товаров.

Посмотрите, как они выполняют свои обязанности. Вы сразу поймете, кто лучше, а кто хуже.

Если поставщик вечно стаскивает сроки, везет не то и не в нужном количестве – без сожаления расставайтесь с ним и ищите другого.

На первых порах это тяжело. Поставщиков нужно найти, заключить договора, обменяться реквизитами, заказать пробные партии. Но только так вы выберете из всех участников рынка наиболее ответственных и надежных.

Секрет 3 – смело торгуйтесь

Еще одна распространенная ошибка почти всех новичков. Поставщик скидывает прайс, вы выбираете из него нужные позиции и делаете заказ. И вам даже в голову не приходит, что цены, указанные в каталоге, далеко не жесткие. Их можно и нужно уменьшать.

Делать это надо обоснованно и аргументированно. Не просто просить продавать дешевле, а мотивировать поставщика делать это. Вот несколько рабочих способов:

  • просить скидки за большие объемы. Например, вы покупаете десять коробок товара и получаете одиннадцатую бесплатно. Или вам делают скидку на оплату всей партии;
  • приводить в пример конкурентов ваших поставщиков. Мол, у них дешевле. Прямо как в “Эльдорадо”: нашел дешевле – сделаем скидку. Очень действенный и рабочий метод. Особенно он хорош в сочетании с лестью: “мне так нравится с вами работать, это очень удобно и привычно. Но вот беда – ваши конкуренты предлагают тот же товар дешевле. Но я бы хотел сотрудничать с вами. Так что сделайте ка мне скидочку. Иначе – ничего личного”;
  • идти на хитрость. “Ой, эти кроссовки так плохо продаются, не привозите их больше. Ну или привозите со скидкой”;
  • просите дополнительные бонусы. Многие поставщики вместе с товаром готовы предложить торговое оборудование, бесплатную доставку и другие полезные вещи. Грех не воспользоваться. Главное – не стесняйтесь об этом спрашивать;
  • оплачивайте товар наличкой по факту поставки или по предоплате. Очень подкупает многих контрагентов. Некоторые даже делают фиксированную скидку за оплату в момент отгрузки. Если скромно помалкивают – намекните: я вам оплату по факту налом, вы мне скидку.

Секрет 4 – просите отсрочку платежей

В договоре поставщик обязательно пропишет сроки оплаты товара. Обычно это пять-десять дней, реже две недели. Сначала так и будет – пока контрагент не убедится в вашей платежеспособности. Бизнесменов, задолжавших поставщикам миллиарды рублей, очень много, вдруг вы как раз один из таких?

Как только проработаете с поставщиком с полгода – заводите разговор о более длительных сроках оплаты. Месяц, два – как договоритесь.

Многие предприниматели зададут справедливый вопрос, зачем это нужно. Дескать, я буду должен, какой в этом смысл и так далее. Мы даже опрашивали новичков на эту тему.

Большинство ответили, что негативно относятся к долгам перед поставщиками. И зря.

Отсрочка платежа – это рабочий способ разогнать оборотку и увеличить ее в разы по щелчку пальца. Заказали товара на несколько миллионов, а не заплатили ни копейки. Товар есть? Есть. Ассортимент в каталоге пополнился, склады битком. Деньги в обороте. Продадите – расплатитесь. И долгое время можно ничего не заказывать и просто получать выручку.

Да, здесь важна дисциплина. За продукцию рано или поздно придется платить. Берите на реализацию столько, чтобы к моменту платежа иметь средства для оплаты поставки. А то можно увлечься, набрать товара и в день его оплаты обнаружить, что денег нет. Так что действуйте небольшими шагами, постепенно разгоняя оборот.

Секрет 5 – просите бесплатные образцы товара

Некоторые производители, продвигая новый товар на рынке, снабжают поставщиков бесплатными образцами продукции. Конечно, речь не идет о новой модели айфона – обычно так действуют производители продуктов питания. Они дают образцы поставщикам, поставщики – вам, а вы – своим клиентам. В качестве бонусов или подарков.

Дегустация колбасных изделий

Секрет 6 – просите рекламную продукцию, мерч, сувениры

Поверьте – этого добра у поставщиков навалом. Здесь тоже стараются производители, снабжая их футболками со своим логотипом, чайными кружками, кепками и авторучками.

Не говоря уже о календариках, плакатах и прочей мелочевке. Но поставщики вам об этом не скажут, если не спросите.

Поэтому не стесняйтесь и спросите, нет ли возможности привозить с каждой партией товара несколько таких мелочей.

Такие вещи можно использовать с умом. Например, награждать активных подписчиков ваших групп в социальных сетях. Или дарить бонусом к покупкам. Вы ничего не тратите, а лояльность клиентов повышается. И для рекламы брендов хорошо. А то лежат эти кружечки и ручки мертвым грузом на складах – не дело!

Секрет 7 – не бойтесь поставщиков из других регионов

Экономика полна парадоксов. Один из них такой: часто заказать товар с соседней улицы дороже и дольше, чем с другого конца страны. Не будем пытаться объяснить, почему это так, нам это неинтересно.

А вот получить от этого выгоду – очень даже интересно. На первый взгляд кажется естественным найти поставщиков поближе.

А потом оказывается, что товар они возят раз в неделю и вполовину дороже, чем снабженцы из соседнего региона.

Универсальных советов здесь нет – все надо изучать и пробовать. Правда есть одно общее правило – почти всегда дешевле везти товар из Москвы. Оно работает в радиусе 500 километров от столицы точно. Даже с учетом транспортных расходов это бывает выгоднее.

Секрет 8 – станьте хозяином положения

Еще раз напомним: поставщики заинтересованы в вас больше, чем вы в них. Клиент всегда прав, а клиент в данном случае – это именно вы. Не вы должны бегать за снабженцами, а они за вами.

Ведя переговоры, дайте понять: условия будете диктовать вы. Не нравится – до свидания. Именно так делают крупные торговые сети. Отличный пример – продуктовые магазины типа “Магнита” или “Красного и белого”.

Они вполне могут ставить условия гигантам типа “Кока-Колы”.

Правда, здесь есть одно “но”. Пока ваши объемы небольшие, гнуть свою линию не получится. Поставщики не будут бояться потерять клиента с оборотом несколько десятков тысяч рублей в месяц. Поэтому здесь тоже надо действовать поэтапно. Чем выше ваши объемы, тем смелее можно общаться со снабженцами.

Секрет 9 – доверяй, но проверяй

Вам привезли партию товара. Экспедитор отдал документы, грузчики отнесли коробки на склад. Вы пожали друг другу руки и распрощались. А на следующий день оказывается, что в поставке море ошибок: половины товаров нет, в документах одна путаница, да еще и полно брака.

Чтобы этого не случилось, проверяйте товар сразу. Вскрывайте коробки, пересчитывайте, взвешивайте. То же самое с документами. Переделать подписанные бумаги часто сложнее, чем выписать новые.

Если что-то не устраивает – не принимайте. Заворачивайте партию целиком или отдельные товары. Все это – с составлением соответствующих документов – актов отбраковки, возвратных накладных и так далее.

Секрет 10 – общайтесь напрямую с руководством компании-поставщика

Очень часто бывает так, что поставщиков искать не надо. Они сами начинают ходить табунами, прознав о вашем открытии. Или звонить, спамить на почту или в личных сообщениях.

Обычно те, кто с вами связывается, – это простые менеджеры или торговые представители. Их задача – заключить договор и наладить поставки товара.

Они будут вежливы и обходительны, с удовольствием примут заказ и оплату, но! С этими сотрудниками бессмысленно разговаривать по поводу скидок и изменений условий договора.

Нет, попытаться, конечно, можно, но в полной мере на решение вопроса рассчитывать не стоит. Торговые представители работают в строгих рамках и не могут выходить за пределы своей компетенции. Если хочется большего – ищите руководство, то есть тех людей, которые лично решают, идти вам на уступки или нет.

Это тоже надо делать постепенно. Поработайте с поставщиком несколько месяцев. Вы зарекомендуете себя как надежный и платежеспособный партнер, с которым выгодно сотрудничать. А чтобы сотрудничество было еще прочнее и выгоднее, неплохо бы сделать вам скидку.

Даже при небольших объемах отказываться от постоянного клиента никто не захочет. Опросы показывают, что для поставщиков лучший покупатель тот, кто делает заказы регулярно, пусть и небольшими партиями.

Поэтому снабженец скорее пойдет на уступки, чем потеряет проверенного контрагента.

И общаться на эту тему лучше с начальством. Руководитель отдела продаж, коммерческий или генеральный директор – чем выше, тем лучше.

Если в общении с персональным менеджером вы уперлись в потолок в плане улучшения условий – спросите его, с кем вы еще можете обсудить этот вопрос. Получив нужные контакты готовьтесь к переговорам. Они должны проходить на равных.

С хозяином компании должен общаться ваш директор, а не экономист. Вы знаете, что хотите получить, партнер – что может предложить.

Теперь вы знаете о работе с поставщиками гораздо больше, чем до прочтения этой статьи. Напоследок раскроем главный секрет. Уважайте своих партнеров, стройте отношения на взаимной выгоде, не забывая о человечности. Это касается не только поставщиков, но и всех остальных. Успехов в бизнесе!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-pravilno-rabotat-s-postavschikami

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.