Штатное расписание — разработка документа и образец составления (3 видео)

Штатное расписание — разработка документа и образец составления — Идеи для бизнеса

Штатное расписание — как правильно составить документ

Определение
Как правильно составить штатное расписание: разработка
Утверждение штатного расписания
Унифицированная форма Т-3
Внесение изменений в штатное расписание
Изменение окладов
Образец штатного расписания

В каждой компании, которая работает по всем правилам и стандартам российского законодательства, должен быть такой документ, как штатное расписание (ШР). Чем большее количество сотрудников и должностей имеется в организации, тем больше строк придется заполнить ответственному лицу, как правило это руководитель либо представитель бухгалтерии.

Содержание

Определение
Как правильно составить штатное расписание: разработка
Утверждение штатного расписания
Унифицированная форма Т-3
Внесение изменений в штатное расписание
Изменение окладов
Образец штатного расписания
Правила составления штатного расписания на предприятии — СИЗ, нормы, инструкции
Необходимость документа
Особенности составления
Внесение изменений в ШР
Разработка штатного расписания предприятия
Что такое штатное расписание и для чего нужно
Как правильно составить штатное расписание
Шапка
Основная часть
Заключительная часть
Кто составляет штатное расписание в организации
Как правильно составить штатное расписание по структуре
Сезонные работники
Разряды
Группа
Реквизиты
Чем грозит отсутствие штатного расписания
📽️ Видео

Определение

Итак, что такое штатное расписание?

По определению, это нормативный документ, оформляемый по установленному образцу на официальном бланке, в котором указываются данные относительно:

количества сотрудников;
числа подразделений;
суммы заработной платы;
всевозможных надбавок.

Любые изменения в этом документе должны проводиться по определенным правилам. Ведение штатного расписания могут выполнять:

руководитель предприятия;
бухгалтер;
специалист отдела кадров.

Однако это правило не является обязательным, поэтому у руководителя есть возможность назначить ответственным по данному вопросу любого работника компании.

Показатель EBITDA применяется для оценки эффективности работы предприятия. EBITDA — формула расчета и примеры вычислений, читайте внимательно.

Что такое контракт, а что такое договор? Есть ли отличия? Расскажем далее.

Какой вид предпринимательской деятельности выбрать — ИП или ООО? Полезные советы вы найдете в этой публикации.

Как правильно составить штатное расписание: разработка

Для того чтобы правильно составить штатное расписание, ответственное лицо должно использовать форму Т-3. Она считается унифицированной, поэтому подходит для всех организаций, но при необходимости ее можно расширить и дополнить. Подобные доработки и изменения в документе проводятся только по определенным правилам.

В стандартном штатном расписании необходимо указать полное название организации ее принадлежность к тому или иному виду деятельности.

Эти данные должны совпадать с информацией, которая прописана в учредительных документах.

Далее указывается код ОКПО фирмы и порядковый номер документа. Нумерация большой роли не играет.

Чаще всего используется просто цифра 1. Но, если расписание уже менялось и это не первый документ такого типа в компании, стоит выбрать другой номер.

В бланке штатного расписания необходимо указать дату его составления, а также период действия документа. Чаще всего бумага составляется на 1 год, а после составляется заново, но уже с учетом всех возможных изменений.

Верхняя часть документа тоже содержит данные об утверждении штатного расписания. Это очень важная процедура, которая обязательно подтверждается приказом руководства.

Поэтому необходимо не просто заполнить бланк Т-3, но и составить приказ о штатном расписании, а после внести в шапку расписания всю необходимую информацию.

Далее заполняется таблица документа, расположенная в середине бланка. Тут необходимо действовать четко по образцу, так как при заполнении должностей могут возникнуть определенные сложности. Все дело в том, что название профессий берется из Единого справочника должностей (ЕКСД). Поэтому нужно быть внимательным и сверять всю информацию с ЕКСД.

В каждой строке указывается определенная должность, ее код, а также количество сотрудников, трудоустроенных по этой профессии.

https://www.youtube.com/watch?v=k04Jf3rVQdY

Далее в строке прописывается сумма заработных плат и возможные надбавки, если они предусмотрены для определенной должности.

Речь идет именно о постоянных дотациях либо премиях, а не о тех компенсациях, которые выдаются сотрудникам время от времени либо при наличии определенных условий.

На заключительном этапе, документ визируется и составляется приказ о вступлении ШР в действие

Шаблон можно при необходимости расширить, чтобы подогнать его под потребности своей формы предпринимательской деятельности.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание в обязательном порядке утверждается руководителем предприятия.

Кроме этого ставятся и все другие необходимые подписи лиц, которые участвовали в составлении этого документа (бухгалтер либо сотрудник отдела кадров), если они несут ответственность на предприятии за разработку и ведение штатного расписания.

Что касается оповещения о вступлении в силу нового штатного расписания, то это не является обязательным. По определению, штатное расписание — это локально-нормативный акт. Поэтому руководство имеет право не проводить процедуру ознакомления с документом каждого работника фирмы. Но при необходимости любой сотрудник может получить всю нужную ему информацию.

Стоит заметить, что некоторые специалисты все же считают бланк штатного расписания локальным актом, напрямую связанным с трудовой деятельностью.

Если рассчитывать этот документ именно так, то выходит, что работодатель все же обязан ознакомить нового сотрудника при приеме на работу со штатным расписанием.

Унифицированная форма Т-3

Как правило, с шапкой документа сложностей не возникает. Здесь все достаточно просто и понятно, но главное, это не забыть о необходимости внести информацию о приказе по штатному расписанию.

Значительно больше вопросов всегда вызывает формирование таблицы, где вводятся данные о должностях, количестве сотрудников и заработной плате.

В строке о структурных подразделениях необходимо указать филиал, цех либо отдел, к которому относится определенная должность.

Если компания небольшая и не имеет подобных разделений, ставится прочерк. Если структурные подразделения все же имеются, то указывается и их код.

Это цифра, по которой можно определить подчиненность подразделения основной организации. Таким образом, можно проще разобраться со структурой компании.

В следующем столбике указывается должность. Ее название обязательно должно соответствовать квалификационному справочнику. Данное требование прописано в 57 статье Трудового Кодекса. Но существует и ряд профессий, которые определяются по реестру должностей. Речь идет о муниципальных работниках, госслужащих и членах избиркома.

Далее указываются данные о штатной единице по определенной должности. То есть, то количество человек, которое необходимо предприятию, должно быть прописано в отдельном столбце. Здесь нужно указать и полные штатные единицы, и не полные.

Что касается внесения информации о заработной плате, то она указывается в полном объеме, то есть, без вычетов и налогов, которые после будут сняты с работника. В некоторых предприятиях вносятся данные о заработке сотрудников за час, а других за месяц. Главное — это указать временной период, чтобы не возникало путаницы и недоразумений.

В некоторых случаях, когда для работника на определенной должности не полагается фиксированная ставка, в графе о тарифе может быть указан процент либо коэффициент трудового участия. В некоторых случаях вместо стандартного тарифа с окладом указывается коэффициент распределения прибыли, если это предусмотрено трудовым договором, соглашением либо иным соответствующим документом.

Надбавками называют стимулирующие выплаты, которые производятся на постоянной основе.

Они могут быть назначены в соответствии с российским законодательством либо по инициативе руководителя компании.

Но в этой графе указываются только те надбавки и выплаты, которые имеют постоянный характер, к примеру, выплачиваются раз в месяц или еженедельно.

https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4

В том случае, когда стимулирующие денежные начисления являются периодическими, их лучше не вписывать в общую строку, а вынести в ссылку в 10 столбце. В отдельном документе уже нужно подробно расписать о том, как, кому и в каком количестве даются периодические стимулирующие выплаты.

При составлении штатного расписания могут возникнуть различные нюансы, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных строк. Для таких случаев предусмотрено расширение документа в виде примечаний.

В примечании можно указать всю необходимую информацию о сдельной оплате труда, если таковая предусмотрена в компании, прописать данные из локальных нормативных актов, способных повлиять на формирование оклада или надбавок.

Внесение изменений в штатное расписание

После утверждения документа и вынесения приказа о нем, штатное расписание вступает в силу.

Но в рабочем процессе могут быть различные ситуации, поэтому нередко компаниям приходится вносить поправки в ШР еще до окончания действия акта.

Любые изменения в составе должностей, количестве сотрудников, а также уровне заработной платы либо надбавках обязательно должны фиксироваться в документе, причем сделано это должно быть по определенному алгоритму, установленному российским законодательством.

Для этого имеется 2 способа:

Составляется новое штатное расписание, которое проводится по всем процедурам.
Меняется содержание уже имеющегося документа.

Для некоторых ситуаций, к примеру, когда нужно изменить размер окладов для определенной должности либо вовсе исключить какую-либо профессию из списка, лучшим вариантом будет составление нового штатного расписания.

Все изменения должны быть подтверждены соответствующими приказами, как и создание нового локального акта. Стоит заметить, что в том случае, когда формируется нового штатное расписание, обязательно меняется его номер на тот, что идет следующим по порядку.

Частой причиной для внесения изменений в ШР является исключение определенной должности. Это возможно в том случае, когда руководителем уже издан приказ о сокращении персонала.

Влияющим фактором для удаления должности может быть кризисная ситуация либо реорганизация производства. После внесения изменений в штатное расписание создается акт о проведении мероприятия по сокращению количества сотрудников на предприятии. С этим документом должен быть ознакомлен каждый, кто попадает под сокращение.

Введение новой должности в компании тоже имеет ряд особенностей. Тут необходимо составить приказ о создании нового места, сделать все необходимые изменения в документе, не меняя его полностью, а после разработать должностную инструкцию для новых работников.

Все данные, которые вносятся в бланк штатного расписания, должны быть тщательно проверены и правильно указаны. В противном случае можно столкнуться с проблемами при проверке документации контролирующими органами.

За нарушение составления ШР предусмотрен штраф до 5000 рублей для физических лиц и до 80000 для юридических лиц.

Изменение окладов

Что касается изменения оплаты труда сотрудников, то данное действие возможно исключительно по согласию обеих сторон.

Согласно статье 22 ТК РФ все сотрудники, работающие на одном предприятии, должны получать соответствующую их труду заработную плату.

В одностороннем порядке изменить ее размер невозможно.

Даже в той ситуации, когда работник соглашается на снижение уровня зарплаты, изменить ее размер в меньшую сторону начальник может только при предоставлении веских оснований на это, например, нагрузка работника уменьшилась или же рабочий день стал неполным.

После того, как решение об изменении суммы оклада было принято, должен быть издан соответствующий приказ о внесении поправок в штатное расписание в произвольной форме с подписью уполномоченного лица или же руководителя. Стоит заметить, что в действие он вступает только через 2 месяца.

https://www.youtube.com/watch?v=aTECs8c8XaQ

Получение прибыли — главная цель предпринимательской деятельности. Расчет чистой прибыли проводится по формуле. Разберемся с примерами вычислений.

Не умеете копить деньги? Эти советы помогут вам научиться откладывать деньги на разные нужды.

Образец штатного расписания

Штатное расписание — образец заполнения

Приказ об утверждении штатного расписания — образец и бланк

Работа по утверждению расписания происходит по определенному алгоритму. Изначально разрабатывается документ ответственным лицом.

После этого бумага подается на рассмотрение всем руководителям отделов и цехов, которые прописаны в штатном расписании.

Только после этого документ попадает на стол к главному бухгалтеру и подписывается начальником отдела кадров.

Проведя эти необходимые мероприятия, можно отправляться с готовым ШР к директору, который должен издать приказ о вступлении в действие нового штатного расписания. Исключительно после подписания бумаги ставится дата и номер документа.

Видео:Штатное расписание 2022: нюансы составленияСкачать

Правила составления штатного расписания на предприятии — СИЗ, нормы, инструкции

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава предприятия любой собственности.

Штат сотрудников компании

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Необходимость документа

Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.

При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно.

Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс.

рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на организацию.

Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.

Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров.

Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения.

Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:

В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.
Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.

На предприятии нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.

Особенности составления

При составлении документа рекомендуется использовать форму Т – 3, которая содержит все нужные для работы данные.

https://www.youtube.com/watch?v=_n5mF6LN8u0

Штатное расписание

В нее необходимо внести такие данные:

Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).
Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.
Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет своюсилу.
Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.
Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.
Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.
Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.
Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя заработная плата за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.
Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.
В последней графе суммируются данные, которые указаны в графах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.
Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.
Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.

После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома сотрудников доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.

Скачать Типовое штатное расписание [3.99 KB]

Внесение изменений в ШР

Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.

Внесение изменений в штатное расписание

Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.

Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:

Заручиться согласием каждого сотрудника, трудовой договор которого требует изменений.
Представитель руководства или отдела кадров обязан поставить каждого рабочего в уведомление о том, что возникла необходимость о составлении нового штатного расписания. По законодательству есть определенные временные рамки, на протяжении которых уведомление должно быть доведено до сотрудников.
Известно немало случаев, когда руководители предприятия считают, что наличие приказа о внесении изменений в договор по трудоустройству и согласие сотрудника с данными правками – одно и то же. Это не так. Как пример можно рассмотреть внесение изменений в размер заработной платы сотрудников компании. В обязанности руководителя компании входит не менее, чем за 60 дней довести до ведома сотрудников то, что будет изменен их оклад. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе оговаривается информация о том, по каким точно должностям будут вноситься изменения, а также дата вступления будущих правок в силу. Кроме подписи руководителя и главного бухгалтера под приказом ставят свои подписи и сотрудник кадрового отдела, которые будут непосредственно заниматься изменением трудовых договоров.
После этого с каждым из вышеуказанных сотрудников необходимо составить допсоглашение, где детально оговаривается не только факт, но и причина, по которой происходит изменение оклада. Если таковая не удовлетворит человека или вообще не будет указана, он имеет право потребовать выплаты материальной компенсации за тот период, на протяжении которого он, выполняя ту же работу, получал меньший оклад. На практике происходит в основном повышение заработной платы. Но не исключена и возможность ее понижения. Причиной такого хода могут стать изменения организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие руководством компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение уровня рентабельности компании или ее реорганизация. При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано привести веские доказательства, подтвержденные законодательной базой, о невозможности сохранения должностей.
При сокращении кадров в штатное расписание также вносятся изменение. Это связано с удалением некоторых единиц по штату из документа. С учетом того, что о предстоящем сокращении сотрудники уведомляются за 60 дней до этого, внесенные изменения в ШР также вступают в силу в данное время. При наличии штатного расписания на предприятии, у его руководителя будет законное документальное подтверждение того, что из перечня штатных единиц компании данные должности были удалены. В противном случае действия руководителя могут быт восприняты, как противозаконные.

Видео:Штатное расписание в 1С ЗУП 8 3Скачать

Разработка штатного расписания предприятия

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

Сформировать четкую структуру предприятия.
Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

https://www.youtube.com/watch?v=hRLjkeC_p4A

Целесообразно предусмотреть в штатном расписании все подразделения организации: от отделов до филиалов. Это означает, что если у компании есть филиалы, в том числе и в разных городах, для них не обязательно разрабатывать отдельные документы, достаточно в основном ШР заполнить графы с 1 по 10-ю для каждого подразделения.

Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без «штатки» довольно сложно.

Так, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Например, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Следует помнить, что «штатка» относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года.

С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные.

То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР — далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

Графа 1: Название подразделения (с заглавной буквы).
Графа 2: Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
Графа 3: Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду — указывать.
Графа 4: Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
Графа 5: Тарифная сетка или оклад.
Графы 6–8: Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
Графа 9: Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
Графа 10: Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение «штатки». Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=T5viL-uwf3A

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ».

Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах.

Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся «штатки». Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми.

Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов.

В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Видео:Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. ПономареваСкачать

Как правильно составить штатное расписание по структуре

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года).

Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров.

Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2021 есть в Интернете);
кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

https://www..com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
ТК РФ;
Единая тарифная сетка РФ.

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
отделы производственного назначения;
вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

https://www.youtube.com/watch?v=GTAEa0I6_14

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Вас также может заинтересовать: Стратегический маркетинг: основа успешного развития компании

Сезонные работники

Сезонными называются те работы, потребность в которых существует только в определённое время года. В этом случае сотрудники, занятые на них, нанимаются по строчному трудовому контракту (ст. 59 ТК РФ).

Оформить таких работников в штатном расписании можно двумя способами:

Во время сезона, когда есть потребность в дополнительной рабочей силе, в штатное расписание вносятся соответствующие единицы. После окончания сезона, когда истёк срок действия их контрактов, ставки из расписания выводятся.
В графе «Примечание» ставится указание на то, что работа является сезонной. Такой способ удобен там, где используется форма Т-3.

Разряды

К числу информации, отражаемой в штатном расписании, относятся и разряды работников. Дело в том, что для многих должностей профессиональными стандартами и ЕТКС определён необходимый уровень знаний и умений, который соответствует определённым разрядам. Внося их в штатное расписание, работодатель тем самым устанавливает, согласно ст.

57 ТК РФ, требования по квалификации работника.Если в расписании указаны разряды, то они должны совпадать с теми, которые значатся в приказах о приёме на работу. Если в будущем работник сдаст экзамен на более высокий квалификационный разряд, то и трудовой договор, и штатное расписание могут быть откорректированы.

К числу дополнительной информации, отражаемой в штатном расписании, относится и нумерация. Она может касаться:

количества структурных подразделений;
количества ставок;
номера самого документа.

В любом случае нумерация будет указываться та, которая утверждена действующими на предприятии правилами делопроизводства.

Группа

На некоторых предприятиях применяется «матричная» организационная структура, когда при работе над каким-то проектом сводятся временные рабочие группы из числа работников отдела.

При этом в группе назначается руководитель, который после окончания работы над проектом может стать обычным специалистом – и в другой группе попасть под начало другого руководителя.

Как отражать специфику такой формы работы в штатном расписании?

Здесь возможны следующие подходы:

Внесение изменений в расписание на время работы над проектом. В этом случае руководитель и его группа будут сначала выделены, а затем, после расформирования, переведены обратно на занимаемые ранее должности.
Оформлять срочный трудовой договор совместительства для руководителя группы (как отражаются совместители в штатном расписании?). В этом случае эта должность обычно будет вакантной, и занимать её будет человек лишь на время.
Заключение гражданско-правовых договоров оказания услуг или подряда (гл. 37, 39 ГК РФ). Однако в этом случае возможны сложности с начислением налогов согласно НК РФ. Кроме того, при таком подходе работники могут через суд попытаться признать такие договора трудовыми.

Что такое АУП? АУП – это административно-управленческий персонал.

Его численность и нормы, касающиеся оплаты, законодательством не регламентированы, поэтому в штатном расписании сотрудники этой категории отображаются руководством предприятия самостоятельно, опираясь исключительно на потребности и экономические возможности фирмы. На практике численность АУП свыше 10-15% от общего штатного состава предприятия считается неэффективной.

Размер оплаты сотрудникам АУП может проводиться с помощью единой тарифной межотраслевой сетки, но может устанавливаться предприятием и самостоятельно, исходя из имеющих потребностей и возможностей фирмы.

https://www.youtube.com/watch?v=hR-1QGMK75c

Обычно АУП состоит из следующих должностей:

Руководитель организации.
Главный бухгалтер. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учёте» и ГК РФ его обязанности может исполнять и директор. В этом случае, не смотря на наличие или отсутствие на предприятии других бухгалтеров или экономистов личную ответственность за соблюдение правил учёта будет нести непосредственно руководитель организации.
Главы отделов, департаментов, участков, бригад или иных структурных подразделений фирмы.
Сотрудники отделов, связанных с управлением предприятием – финансового, кадрового, планово-экономического и т. д.

Важно! Структура АУП нигде не регламентируется. Перечень должностей зависит исключительно от воли руководства организации.

Реквизиты

Наконец, в штатном расписании должны быть отражены реквизиты следующих документов:

Приказа, которым оно было утверждено.
Приказа, который ввёл в действие форму (если используется не Т-3, а самостоятельно разработанный бланк).

Дополнительно само расписание может иметь реквизиты – номер согласно правилам делопроизводства, дату введения и период действия.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма штатного расписания лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, для чего нужно штатное расписание в организации 2021? Ответ прост.

Этот бланк обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ; для этого они должны быть в штатном расписании).

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия. Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.

Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников. Предлагаем ознакомиться: Как правильно себя вести в суде качестве истца

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);